関係を築く

ダラダラ不毛な会議を効率化する5つのルール

会議を効率化するルール

会議にやたら時間がかかってしまうし、つまらない報告だらけで、結局何も決まらない。

そんなダラダラ会議にちょっとしたルール を導入するだけでビシバシ進む会議になるとしたら、よくありませんか?

ここでは、効率よく会議を進めるための5つのルールをご紹介します! これらのルールを取り入れることによって、御社の会議時間は劇的に短縮されるでしょう。

こんな会議は不毛で時間の無駄!

無駄な会議の特徴

時間がもったいない! と思う会議には、こんな特徴があると思います。

話が脱線しまくる

議題そっちのけで、誰かの思い付き発言に皆が乗っかってしまい、「何の話だっけ?」状態に。決めなければいけないことが何も決まらないまま、おしゃべりして終わってしまう。
これは比較的女性に多いような気がします。

発言する人が偏っている

一部の人だけで議論が盛り上がり、他の人たちは「早く終わらないかな~」と内心つまらなそうにしている会議は、やる意味あるのでしょうか。

言い訳の会

新しいものが生まれず、報告…というか言い訳?ばかりの会議は、時間の無駄以外の何物でもありません。

意思決定権がない

その議題に関して意思決定権のない人たちでいくら話し合って結論を出しても、その上層の一声で覆される ようならばあまり意味はないかもしれません。何のための議決なのでしょうか。

目的がない

月例○○会議、のようになぜか定例で行うことになっていて、「何か議題ないですか?」 という会議に矛盾を感じませんか? 会議のための会議、不思議です。

しーんとしている

参画意欲が低く、発表者以外は「長くなるから余計なことは言わないでおこう」と思っているパターンです。じゃあ集まる必要なくないですか?

会議効率化ルール1 そもそも会議を減らす

情報伝達の会議を減らそう

そもそも、その会議は本当に必要ですか? というところから考えてみましょう。

部署ごとの会議、役職ごとの会議、プロジェクトの会議…etc.

会議とは名ばかりで、プレゼン資料や報告など情報を共有するための「報告会」になっていないでしょうか? そのためにそのメンバーがわざわざ一同に会する必要は本当にあるのでしょうか?

会議の目的には、このようなものがあります。

会議の目的

1.情報伝達・共有
業務の進捗報告、指示・依頼を伝える

2.提案
新しい商品や企画を社内で提案する

3.アイディア出し
ブレストや自由な意見交換でアイディアを生み出す

4.意思決定
意見を出し合い、最終的に採決を取る

5.問題解決
話し合いで紛争やトラブル・課題を解決する

6.親睦
顔を合わせることそのものが目的

これらの目的のうち、情報を共有するだけならば顔を合わせる必要はない かもしれません。むしろ、文書で共有すれば一目で分かるものを発表者が一人ひとり読み上げるのは非効率と言えます。

メールだとちゃんと皆が読んでいるか心配…という場合は、チャットツールを使う方法があります。

LINEチャットワークメッセンジャーなどのアプリを使うと既読の確認ができ、同じ時間に集まらなくても会議のようにチャット上でやり取りして意見やアイディアを募ることが可能です。

会議効率化ルール2 レジュメは2日前までに配布

レジュメはあらかじめ配布

会議の資料やレジュメは、会議当日の2日前までに参加者に配布し、目を通すことができる時間を中1日設けておきます。

前日の夕方などに配布すると、結局見ていなくて当日会議中に資料に目が行って上の空で聞くという事になってしまいます。参加者全員がしっかり目を通す時間が取れるよう、出来れば2日前、遅くとも前日の午前中には配布しましょう。

予め情報や会議の目的を頭に入れて考えて来てもらうことによって、報告時間や考えてもらう時間を短縮することが出来ます。

会議効率化ルール3 時間厳守にする

会議は遅刻厳禁

遅刻厳禁・延長禁止を絶対ルールにしましょう。

30分なら30分、1時間なら1時間と決めて、その時間内に終わるように、発言時間も1人3分等、タイマーを使って持ち時間をを徹底します。

例え上司や社長であっても、持ち時間を超えてはいけません。ファシリテーター(進行役)には、誰かが長く話しすぎたり、話が脱線したりしないように制御する権限を持たせましょう。

会議効率化ルール4 ドリンク・おやつの持ち込みを禁止する

会議中の飲食は禁止

飲食をしながら話すと、リラックスモード になってしまい、また飲み物やお菓子の方に参加者の気が散ってしまいます。

親睦を目的とする会議でないならば、会議中の飲食は禁止にするべきです。 30分程度ならばあらかじめ水分を摂って来てもらえば集中力に影響はありませんし、「早く終わらせよう」という意欲が高まります。

また、お茶やお菓子を準備する手間を省くことにもなります。

会議効率化ルール5 記録係以外はメモしない

誰かの報告や、話した提案を皆で一斉にメモして、話す方がそれを待っているようなことは非常に無駄です。

また、書く方に意識が向くとアイディアが出にくくなりますので、「記録係以外はノートを取らない、メモしていいのは自分が思いついたアイディアだけ」 というルールを取り入れると良いでしょう。

誰か一人記録係を決めて、その人がホワイトボードに板書し、議事録はそのホワイトボードを画像に納めるというのが最も効率的な方法の1つです。

おまけ・会議効率化のためのNGワード集

会議のNGワード

以下の言葉をNGワードとすることで、会議は円滑に進むことでしょう。NGワードが出たときは、ファシリテーターはサッカーの審判のように「イエローカード」をかざすと空気を悪くせずに皆で改善する雰囲気にすることができます。

× 「そういえば」「ところで」
何か思い出して、話が横道にそれてしまう危険ワードです。ファシリテーターは、「その話は後程」 と諫めましょう。

×「いや、~」「でも、~」「だって、~」
せっかく皆で意見を出しているのに、立場が上の人から否定的な言葉が出ると一気に参加意欲が下がってしまいます ね。立場が下の人からも、言い訳がましくならないように 気を付けたい。

×「いつも」「みんな」「たくさん」
あいまいでデータのハッキリしない発言 には説得力がありません。数字や根拠をしっかり示して主張しましょう。

×「そうだっけ?」
前回の議決が無かったことになってしまいます。あなた、稟議書にハンコを押しましたよね?!

GLOBOな視点・全員で顔を合わせる機会は大切

顔を合わせる会議の必要性

一部の人だけで盛り上がって全体が白けている会議は不毛ですが、大人数が集まっても有益な会議は存在します。

セブン・イレブン・ジャパンの月2回の朝礼には、全国から1600人もの社員が集結するそうです。

朝礼では、成功事例のケーススタディ、新商品やキャンペーンの情報共有、そしてトップらの講話までで午前中いっぱいかかり、その後、地域ブロックごとの討議を行うそうです。

コストを掛けて全国からそれだけの人数が集めるのには、時代の変化のスピードに対応するため という目的があります。

本部の考えや、最先端のことを現場の社員に伝えようとしたとき、インターネットで発信しても聞き流されてしまうそうです。顔と顔を突き合わせて、壇上から将来の方向性を伝える、ということを1号店のオープン以来30年以上ずっと続けてきました。

2016年の中間決算でも増益を出したセブン・イレブンの強さは、対面での「会議」によるところが大きいのかもしれません。

情報伝達というよりもむしろ、トップの「意思」伝達が社員の心に火を付けているのではないでしょうか。

無駄の多い会議、どうせやるならこのぐらい本気で熱く話し合いたいものですね。

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