思考を鍛える

マトリックスと2つの基準で間違えない、仕事の優先順位の付け方ルール

仕事の優先順位の付け方

毎日、次々と飛び込んでくる仕事に追われて残業続きになっていませんか?

トラブルやクレームの対応 に時間を取られてしまい、本来の仕事はいつも締め切りギリギリの緊急事態 に、それなのにダラダラと無駄に長い朝礼や会議に縛られ、他部署からの良く分からない頼まれ仕事や報告書も山積み

そんな残業体質を改善するためには、仕事の優先順位のつけ方を改めて見直してみましょう。

「いつも緊急事態」であることの方が異常なのであって、本来は重要な仕事から取り組むべき であり、そこに時間を割くことができればおのずと緊急事態も減ってきますよ。

ポイントは、無駄なことをしないための勇気と工夫です。

1 時間管理のマトリックス(表)で見る

仕事の優先順位マトリックス

どこかで似たような表を見たことがあるかもしれませんが、意外と忘れがちなのが、この『時間管理のマトリックス』です。

仕事を緊急度優先度の2軸で考えると、(1)左上の緊急×重要、(2)右上の不急×重要、(3)左下の急ぎ×重要じゃない、(4)急ぎでない×重要でもない、の4つのゾーンに分けられます。

(1)緊急×重要

緊急事態の仕事は最優先

緊急かつ重要な仕事は、他に何を置いてもやらなければいけない最優先事項となります。

たとえば、工場の機械が故障してラインがストップしてしまったとか、顧客からのクレームの対応などの「事故対応 」はここに入ります。あまり多くない方が良いのですが、起こってしまったらすぐに対応せざるを得ません。

また、予定されていた重要なアポイントやプレゼン、会議 なども、当日になるとこのゾーンに入ります。締切直前になったタスクも物によってはここに入りますね。

そう、元々はこの右側のマスに合った(2)不急×重要の仕事が、時間が経つにつれて左にどんどん流れてくるのです。

「事故防止やクレーム予防の策を取る」ということは、今起こっている事故やクレームに比べたら緊急度は低いけれどもやはり重要なこと。締切直前にならないうちに前倒してやってしまえば、スケジュール調整もしやすくなります。

それを怠るとどんどん左上がキツキツになり、「追われている感」になってしまうのですね。

(2)不急×重要

作業の計画を立てたり、新しい企画を立ち上げたり、新人の教育をしたりするのは緊急ではありませんが、やっておくと後で楽になる大事な仕事 です。

こういったマトリックスに仕事を分けてみて業務の見直し・改善をする作業も右上に当たります。

これらの「未来の自分たちを楽にする仕事」に本来は時間をかけるべきなんですよね。

しかし、分かってはいても邪魔するものがあります。それが、左下のマスです。

(3)急ぎ×重要じゃない

えー、この仕事オレがやるんですか?

間違い電話や営業の電話でも、かかってきたら出ないわけにはいきません 。宅配便で荷物が届いたらハンコを持って受け取りに出なければいけません

他の人から「ちょっと、このデータ出してもらえない?」とか「このチェック今日中にお願いします」などと声を掛けられるのも、基本的には誰がやってもいい仕事で重要度は低いものの、頼まれたらやらない訳にはいきませんよね

しかし、本当にそうでしょうか?

世の中には「電話受付を一切しない」という会社 もあります。お問い合わせ受付はメールのみ、電話は発信のみ。作業を電話に邪魔されない環境で、従業員は集中して効率よく働くことができると言います。場合によっては、秘書代行やコールセンターに外注した方が残業が減って人件費が安くつくかもしれません。

会社の事情でそうもいかない場合は、電話が多く鳴る時間帯に大事な仕事を入れない、取引先にはなるべく先回りして自分の都合のよいときに連絡しておくなど、出来る限りの自衛手段を取りましょう。

無駄な電話やメールを減らしたい

他の人や他部署からの頼まれ仕事 についても、よくよく話を聞くと実はそんなに急ぎでもなかったり、頼む側もよく意味が分からないで「今までこうだったから」というだけでデータを欲しがっているだけのこともあります。

重要度が不明な頼まれごとについては、何のために必要な仕事なのか、無くせないのか 、という発想を持っておくことが大事です。エクセルで色とりどりにグラフまで作っていたものが、実はCSVの簡素なデータだけで大丈夫だった、ということも実際ありました。

お客さんからのリクエストでも、イレギュラーに早い納期や入金などを承るのはできるだけ避けたいものです。「本当にその要望を受け入れる必要があるのか」を取ってきた担当者によく確認する必要があります。ただ良い顔をしたいだけ、なら今後はやめましょう。

予防できることは予防し、簡略化や廃止ができるものはできるだけ見直したい部分です。

(4)急ぎでない×重要でもない

最後の右下、全く急ぎでなく重要でもないこと、たとえばお客さんとの電話でも無駄にダラダラと世間話 をしたり、どうでもいい打合せの資料をすごくこだわって美しく仕上げていたり 、というのがここに入ります。

コーヒーを飲み過ぎて何回もトイレに立つとか、調べ物をするつもりがネットサーフィンをしてしまう、会議がいつの間にか愚痴を言う会になる、なんていうのも無駄ですね。

こういったことは、スッパリ辞めるという意思 を持ちましょう。

2 優先度の高い物でも最優先事項を1つだけ決める

仕事の優先順位の付け方

いろいろ対策をしてマトリックスの上半分だけになったとしても、優先度の高いものだらけで、しかも次々にタスクが増えていく中で「どこから手を付けていいか分からない」 という事は多々あります。

あれも、これも、と全てが中途半端にならないためには、「最も優先すべきことを1つだけ決める」 ということです。

たとえば経理なら「入金が滞らないようにする」というのが会社からも取引先からも一番求められることとなりますね。それ以外の、資料を作ったりデータを渡したりとか、従業員の経費精算とかも重要ではありますが、多少遅れても致命的にはなりません。

人事など部署によっては時季や1か月の中の日付によって優先すべきものが変わるところもあるでしょう。

今日は何を最優先にすべきなのかを1個だけ決めて、それを軸にスケジュールを組み立てていくと無駄なことをしなくなります。その結果、全体的な作業効率が上がるのです。

3 急ぎ度合いが同じものはエネルギーのかかる順に

仕事は面倒くさい順にやる

さて、全部本日中に終わらせなければいけない仕事が複数あったとして、重要度も同じぐらいだったとしたら、どれから手を付けるべきでしょうか。

結局全部やらなければいけないのは同じこと、簡単なものから手を付けたくなってしまいますが、実はこれは間違いです。

人の集中力は、疲労が増えるにつれてどんどん落ちていきます。出勤してすぐの午前中は頭もスッキリしていて元気ですが、午後は昼食後で眠くなり、夕方には疲れが出てきます。

なので、仕事の効率という観点から見ると緊急度も重要度も同じぐらいの仕事ならば、時間や労力・精神的な負担などのエネルギーが掛かるものから順にやってしまう 、というのがセオリーです。

エネルギーが掛かるものには…

  • 所要時間が長くかかるもの
  • ミスが許されないもの
  • クリエイティブな思考力が必要なもの 
  • 自分にとって面倒に感じるもの
  • 自分にとって苦手だと思うもの
  • 多くの人が関わっていて調整が必要なもの

などがあります。

たとえば、面倒くさくてミスも許されず3時間はかかるであろうお金関係の処理と、1時間あれば終わるメールチェック、その他ルーティンの細々した日々の作業があるならば、その日は最も時間のかかり精神的プレッシャーも大きいお金関係の処理からスタートするべきです。

面倒なことを後回しにしていると、他の作業をしながらでも「あー、あれがまだ終わってない」と気になって集中力がそがれてしまい、ミスも出やすくなります。

一番難しい仕事を先に片付けてしまえば、後は楽になっていくだけ ですし、疲れていてもササッと出来るものが残りますね。

GLOBOな視点・環境は自分が作り出している

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不可抗力で仕事に追われているようでも、自分がちゃんと「できません」と断ったり、「どうしてそれが必要なんですか?」とちょっと聞いてみたりして、どうでもいいことをやめられれば、実は状況は変えられるんです。

「これだけは絶対にやるぞ」「無駄なことは絶対にしないぞ」 と強く意思を持っていれば、きっと周りの人も巻き込んで今の環境を変えていけるはずです。全ては意識次第なのです。

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