思考を鍛える

仕事の効率を劇的に上げる7つのシンプルな習慣。禅から学ぶ仕事効率化

禅から学ぶ仕事効率化

目次

たとえ残業代が出ると言っても、労働時間が長くなると疲れてミスが起こりやすく、体も精神的にもつらいもの。更にパフォーマンスが落ちて作業時間が増えるという悪循環になりがちだ。

出来ることなら出来るだけ仕事の効率を上げ、定時で帰って楽しく過ごし、次の日はまたリフレッシュしていたい。また、勤怠を管理する側からも社員がダラダラ長時間労働をして人件費がかさむよりも、皆で作業スピードを上げ、無駄のない仕事をして成果を上げてもらった方が嬉しい。

よく、作業効率を向上するためのアイディアとしてテクニックやアプリを使う方法が紹介されているが、職場の実態に合わなかったり、業務効率を上げるための別の何かにかえって手間がかかってしまったりして、なかなか思う通りに改善できない、むしろ効率が落ちたということもあるだろう。

ここでは、物理的にも精神的にも無駄をそぎ落として仕事の効率をよくするコツを、の考え方・習慣から7つまとめた。

禅とは、無駄なものをそぎ落とし、限りなくシンプルに生きる習慣でもあり、知恵でもある。今、ここにいる「本当の自分」に出会い、他人の価値観に振り回されず、余計な悩みを抱えないで生きるためのヒント が禅にはある。

働く中においても、ほんの少し習慣や見方を変えるだけで、頭の中からも仕事からもゴチャゴチャした無駄なものを削減できる。そんな禅的ライフハック、仕事効率化習慣 を実践してみてほしい。

仕事効率化習慣1 15分早起きして朝の空気を味わう

早起きで仕事効率化

朝の空気のエネルギーを受け取ろう

早朝から予定があるとき、または徹夜明けのとき、夜明けのしんと静まり返った空気を感じたことがあるだろうか。静かで心が引き締まり、登ってくる太陽の温かさや、四季の移り変わりを感じられるのが朝の時間だ。

禅の修行をする僧侶たちは、「暁天座禅」といって朝一番に座禅を組む。朝の美しい空気を吸い込むことで心身を健やかにしてくれるという。

しかし、働く私たちにとっての朝は戦争のように忙しい。特に家族のある人は、朝食や子供の弁当の準備に追われ、皆を起こして送り出し、自分も満員の電車に飛び乗って戦々恐々とした一日のスタートを切ることだろう。

時間に余裕がないと、心まで余裕がなくなり、「忙しい、忙しい」と一日がせわしなくなってしまう。そんなときは、15分だけ早起きして、ゆっくりと朝の空気を吸い込んでみよう。背筋を伸ばし、お腹に力を入れて呼吸を整えると、気持ちも静かに整う。

毎朝、今日一日を大事に生きることを思い出す

生死事大」(しょうしじだい)という言葉がある。これは、人生には運・不運がつきものだが、一日一日を大事にしよう、それを積み重ねてこそ人生である 、という意味だ。

ただなんとなくでは、いつもと同じ一日を無為に過ごしてしまう。自分らしくなく惰性で過ごした日々は思い出すべきことがなく、何十年でもあっという間に過ぎ去っていく。

そうではなくて、「生かされている今日一日を大切にしよう」、「今日が人生を変える運命の日だ」、「今日が人生で最後の日だったとしても悔いのないように精一杯生きよう」、というように、意識を今・今日にしっかり向ける。

これを、毎朝目覚めたときの深呼吸と合わせて習慣にしてしまおう。省エネせず今日を全力で生き、昨日の自分を超えていこう 。そう思ったときには、仕事のモチベーションもスピードも勝手に上がるはずだ。

仕事の効率が上がるのは、朝か夜か?

早起きは仕事の効率を上げると言われ、年収の高い人ほど朝型人間の割合が多い という調査結果もある。これにはいくつか理由がある。

  • 朝は疲労がなくエネルギーが高い
  • 覚醒を促すホルモンのコルチゾールが朝8時から9時に最も分泌される
  • 22時から2時の間は睡眠の質が高まる
  • ラッシュ時よりも早く通勤することで体力を温存できる
  • 電話や来客などの妨げがなく作業に集中できる

など、体のしくみと外部の環境と、両面から朝型のメリットがある。

朝の空気を感じる禅的ライフスタイルは、このように仕事の効率にも大きく関わっている。

なお、夜勤などどうしても睡眠時間が不規則になる、朝が弱い、と言う場合には、日中の太陽の強い光を浴びることでホルモンのバランスが整い、睡眠の質を上げることができる。

徹夜明けの作業効率を改善する15分睡眠法

納期ギリギリの繁忙期で何日も家に帰って寝られない日が続き、日中も疲れが回復せずに仕事の能率が落ちてしまう…なんて非常事態もあるかもしれない。そんな寝不足・徹夜明けの時に心強いのは、短時間の睡眠で頭をスッキリさせる15分睡眠法だ。

横にならず、椅子に座ったままデスクにうつ伏せになるなどして15分だけ昼寝をしよう。これで脳を休めてリフレッシュすることができる。

15分以上寝てしまうと、脳が覚せい状態に戻るまでに30分かかるので注意したい。

仕事効率化習慣2 仕事前にデスクの上や作業スペースを整える

整理整頓で仕事の効率を上げる

整理整頓でスタートを正す

あなたの会社で、周りのデスクを見渡してみよう。きちんと整頓している人は、おそらく仕事の出来る人 ではないだろうか。

物が乱雑になっていると、使いたい物がすぐに出てこないでイライラするし、色んな物がチラチラと目に入るので気が散って集中できない。誰かが頼み事を書いたメモを置いたのが、ゴチャゴチャのデスクの上にうずもれて放置されトラブルが起こる。

禅寺の修行僧を見てみると、そんなに汚れていなくて朝夕に寺を隅々まで掃き清め、廊下を拭いてている。空間を磨きながら、自分自身の心も磨いているのだ。

デスクも出社したときと帰るとき、ホコリをきれいに拭き取り、物をまっすぐに整える習慣を作ろう。いつもすがすがしい気持ちで始業を迎えられる。

持ち物を減らして空間と心にゆとりをつくる

物がたくさんあるほど便利とは限らない。一つ物が増えるごとに、管理するための手間も増えるし、潜在意識のメモリーを消費することにもなる。

空間に余裕ができると、心にもゆとりが生まれ、不思議とスケジュールにもゆとりができてくる。

場所を取っているだけの不要な物は捨て、新しく何か欲しいと思ったときにも、今あるものをもう一度見渡して活用できないかを先に考えよう。

作業効率の良くなる環境を作る

心穏やかな環境作りも作業の効率アップに関係する。可能ならば、職場の環境づくりを工夫しよう。

  • 脳波を高める音楽をBGMに流す
  • 色の効果をインテリアに取り入れる
  • エアコンの温度や湿度を快適に保つ
  • エッセンシャルオイルの質の良い香りを使う
  • 皆がぶつからずに動きやすい動線を確保する
  • 倉庫や物置などを使いやすく整頓する

等、改善できることがあるはずだ。

仕事効率化習慣3 思考と作業の準備を怠らない

禅から仕事効率化の極意を学ぶ

準備がチャンスをつかむ

禅の例え話で、二本の梅の木のことが言われる。

寒い冬の間、春風が吹いたらすぐに花を咲かせられるよう準備していた梅の木と、暖かくなってから準備を始めようと思っていた梅の木があった。まだ寒いさなか、突然春風が吹いてきた。準備をしていた梅の木はすぐに花を咲かせ、もう一方の梅の木は花を咲かせる準備を始めた。

ところが、翌日にはまた真冬のような寒さに戻ってしまい、準備をしていなかった梅の木は結局花を咲かせることができなかった。

日々の仕事においても、いつどんなチャンスが来ても良いように最高の準備をしておきたい。

せっかくお客さんが来たのに在庫を切らしていたり、準備が出来ていなかったりして提供できなくてはもったいない。

変化を恐れない目標設定の仕方

しかし、想定外の事は起こるもので、あらゆる事態を想定して備えたつもりでも、予想を超えるトラブルが降りかかってくることはある。

天変地異や、取引先が倒産するなど、どうしようもない要因で思い通りのスケジュールが進まないこともある。

だから、目標設定をするときには、何もかも細かく予定を決めるよりも、達成したい目標のイメージを持って、変化する状況に応じて柔軟に対処していこう。

禅の教えに倣って過去に執着せず、変化を嘆くのでもなく、そこに新たな可能性や希望を見出すこと。それが良い仕事の結果につながる。

仕事効率化習慣4 欲張らず、優先順位をつけ、取捨選択する

ふせんTODOリストで仕事効率化

不要な仕事はしない

執着と言えば、完璧主義も仕事の効率を妨げる。全部を完璧にしようとせず、優先順位を考えてやらないことを決めることも大切だ。

TODOリストを作るとき、同時にやらないことのリスト も作っておこう。「あれもやらなくちゃ」と潜在意識で思っていると思考に邪魔が入って効率を落とす。また、手抜くポイントを見極めることも不要な仕事を削減するポイントだ。

その仕事の意味は何か、最も求められているのは何か、という仕事の本質を考え、どうでもいい部分まで完璧にしようとエネルギーを使うことはないことだ。変なこだわりや執着は捨てよう。

→ 仕事をする意味を見出す9つの質問。「働きがい」は自分で決める!

優先度は重要なもの・面倒なものから

本日のTODOリストの項目が決まったら、優先順位 を決めよう。ここでのポイントは、重要なことや面倒なことを最初に持ってくることだ。

エネルギーを使う作業を後回しにすると、他の作業をしている時でも「そういえば、あれが終わっていないな」と意識のメモリを大量に使う。

面倒なこと、大事なこと、今日はこれをやらないと帰れないという仕事は、サッサと午前中にやってしまおう。そうすれば、午後からは気楽になり、急なトラブルがない限り残業することも無くなる。

TODOリスト・タスク管理ツールやアプリにこだわらない

TODOリストやタスク管理のツールは、手帳やノート、卓上メモなどの文具やグッズから、iPadなどのタブレットやスマホのアプリ、パソコンのソフトなどツールまでさまざま出ているが、こだわりすぎるとかえってそちらに意識が行って効率を下げてしまう。

色々な効率化の本を見て、こういったグッズを試した結果、「使いこなせなかった」と気分が落ちてしまっては本末転倒だ。

自分に合わなかっただけと見切りをつけ、自分が楽にできる方法を見つけよう。最新アプリよりも、付箋メモが案外TODOリストしては最強のアイテムかもしれない。

付箋メモ用紙は優秀なTODOリストのツール

一日のタスクリストには、正方形の手ごろな付箋メモ用紙 が最もおススメだ。アプリやパソコンのソフトや手帳と違い、書けるスペースが限られているため、詰め込み過ぎず、細かい書き方にこだわりすぎることもない。アプリを見るためにスマホを見て、SNSに気を取られることもない。

仕事効率化習慣5 今この瞬間に力を出し切る

こだわりを捨てる

考える時間と作業する時間を分ける

ただひたすらに今を生きる 、それが禅的な生き方だ。意識を究極まで今に集中したとき、人は潜在的に持つパワーを最大限に発揮することができる。ところが意識が分散すると、急激に仕事の効率は悪くなる。

最も良くないのは、今の作業をしながら「次はあれをやって、その後はあれ」と未来に意識が飛んでしまう事である。

それを避けるためには、考える時には考える、作業するときには考えずに淡々とひたすら作業をする、と時間を分けること が重要だ。

やることが決まったら感情を入れず淡々とこなす

始業時に今日やることは大体決まるはずだ。前項のように優先度を決め不要なものはやらないことにしてTODOリストとスケジュールを決めたならば、余計な感情を入れずにそれに従ってロボットのように黙々と作業をこなしていこう。

もしも途中で判断や思考が必要になる場合は、それもあらかじめ「このときに考える」と決めておき、それ以外の作業中には考えないようにする。そうすることによって、意識のエネルギーを今の作業に集中して最大のパフォーマンスを得られる。

マルチタスクは組み合わせ次第

マルチタスクは一般に効率を下げると言われるが、もっとも良くないことが「別の事を考えながら作業に集中できない」状態である。

厳密に言うと、脳は同時に2つの事を処理しているのではなく、切り替えて次々に対応している。そのため、作業の種類が近いものどうしの組み合わせならば切り替えやすく負担が少ない。

なるべく同じ作業をまとめて行うのが効率アップのコツである。

気が散る要素を徹底的に排除する

仕事効率を妨げるアプリ

さて、そうやって目の前の事に集中しようと思ったときに、色々な妨害 が入ることに気付くだろう。お客さんからの電話、上司から話しかけられる等は仕方がないが、自己防衛できる範囲では気が散らない環境 を整えておきたい。

ウィンドウは基本的に1個だけ立ち上げる

パソコンで仕事をしていると、メーラーやブラウザ、表計算ソフトなどいつの間にか10個も20個もウィンドウが開いていて、頭の中も修羅場状態、何をしていたか分からなくなってしまうことがある。

今使っていないアプリは終了し、ウィンドウは基本的に1個だけ開いておくようにすると、パソコンの処理速度も速くなるし、頭もフリーズしない。

メールやアプリの通知をオフにする

パソコンで作業をしているとき、メール受信のポップアップを見てメールを見始めたら作業がしばらく中断してしまったということがあるだろう。また、ウイルス駆除ソフトなどの通知もチラチラ目に入ると意識を持っていかれてしまう。

パソコンの設定で、通知はすべてオフ にしておこう。メールは一日に数回、何時何時と時間を決めてその時以外は見ないようにしよう。

ネットサーフィン防止策

何か調べものをしようとブラウザを立ち上げたら、ニュースが目に留まってしばらくネットサーフィンしてしまうことがある。

それを防ぐためには、ブラウザの初期画面をポータルサイトではなく空白のウィンドウに設定 する、お気に入りバーを非表示にする、よく見てしまうウェブサイトへのアクセスをブロックする、等の対策をしておこう。

タイピングの効率を上げるフリーソフト

文章を書くタイピングの効率を上げるためには、ツールバーや他のウィンドウが一切目に入らない全画面表示のメモ帳ソフトが便利だ。完全に書くことだけに集中できる。

おススメはFocus Writerというフリーソフト。好きな背景やフォントを設定し、いい気分で注意をそがれる事無くタイピングできる。無料でMacでもWindowsでも利用可能。

仕事効率化習慣6 おかげ様・お互い様の精神で助け合う

仕事のおかげさま・お互い様精神

周りの人の仕事が効率化することをしよう

自分が早く帰りたいからと言って、上司からの頼みごとを突っぱねたり、同僚や後輩に押し付けて「自分の仕事だけ」効率化するのは論外だ。そういう人は自分が困ったときに助けてもらえないし、職場全体の人間関係をギスギスさせて効率を悪くしてしまうだろう。

自分の仕事を早くしたいのなら、周りの人の仕事も早くなるようにしないといけない。人のために尽くすことが、結局は自分のためにもなるのだ。

禅で最も大切にされるのは、「空の思想」である。欲に囚われず、何事にも執着をしない、一点の曇りもない「」の状態でいるとき、一切の悩みは感じられなくなると言う。

自分の考えにこだわらず、チームのため、お客さんのため、皆のために無心に行動するときは、体力的には大変だったとしても皆が幸せになる喜びや、人と繋がって役に立っている心地良さを感じることができるだろう。

しかし、自己犠牲に寄り過ぎてもいけない。自分で全部背追い込みすぎてストレスを感じてイライラしたり、体を壊してシフトに穴を空けては結局皆のためにならない。本当の意味で相手のため、皆のためになるやり方は何か、解決方法はないのかを考えるようにしよう。

自分もいつも皆に助けれられて仕事をしている。「おかげ様」の気持で、周りの人のために出来ることやっていこう。

得意な人が得意なことをする

職場全体の業務効率を考えた時には、当然のことながら得意な人が得意なことをする方が時間を短縮しストレスを削減 することにもなると思われる。

人にはそれぞれ得手不得手があり、性格も好きなこと嫌いなことも違うもの。気配りするのが全然苦にならない人もいれば、心を汲み取るのが苦手で非言語の「察する」コミュニケーションにストレスを感じる人もいる。人と会って話すのが楽しくてたまらない人もいれば、孤独に黙々と作業をするのが得意な人もいる。

→ 仕事の人間関係が疲れる、嫌な性格10パターンの悩みと克服方法

苦手な部分を成長させることも時には必要だが、効率を重視するならばそれぞれが得意を活かせる配置にするのが望ましい。あの人はこんなに出来ないのに、同じ給料をもらうなんて許せない!と思ってもそれは「お互い様」である。

自分の苦手なことも、誰かがフォローしてくれているはずだ。どんくさい人や仕事が出来ない人、平気でサボる人も中にはいるが、その人に出来ることをさせて、苦手なことは誰か別の人がやればいい。

分担など自分たちで相談できる範囲での工夫もできるが、場合によっては上司・人事に相談して配置を考えてもらうことも必要だ。

効率化の方法を皆で工夫しシェアする

仕事のやり方は、自分で工夫するにはアイディアに限界がある。上司に相談してアドバイスをもらったり、前任者がいればコツを教えてもらったりするなど、他力もお借りしてさらなる効率化を図ろう。

時にはプライドを捨て、ライバルの同僚に頭を下げてコツを教えてもらったり、若い後輩が使っている最新アプリについて尋ねてみることも成果につながるかもしれない。

プライドも、勝つことへの執着である。自分への期待を手放して自意識を無にできたときには、すごい快進撃が待っている。

また、自分で苦労して編み出した効率化ノウハウは惜しまず皆に教えてあげよう。今は自分ひとりでやっている仕事であっても、コツをノートなどにまとめておくと人事異動があったときに後任の人に喜ばれるし、引き継ぎも楽になる。

ただし、このときも色々なタイプの人がいるという事を念頭におき、自分のやり方を押し付けない ように配慮したい。自分にとってはやりやすくても、相手にとっても良いとは限らない。その人の特性を見た上でアドバイスしてあげよう。

仕事効率化習慣7 ぼーっとする時間を持ち、深く呼吸する

仕事効率化には休憩も必須

休憩もスケジュールに組み込みしっかり休む

意識的に休むことも、仕事を効率化する上では重要だ。スケジュールの中にあらかじめ休憩 は組み込んでおきたい。

疲労がたまっていると眠気も出て注意力が散漫になり、効率が落ちる。また、オンとオフの切り替えがハッキリしていることも効率アップのポイントだ。出来る人ほど遊ぶときはしっかり遊んでいるもの。

仕事を自宅に持ち帰るのはその意味ではあまり効率的ではない。場所の切り替えと仕事の切り替えを連動させることも大切で、自宅はしっかり休まる空間にしておきたい。

在宅で仕事をする人も、仕事のスペースを分ける、作業に入るときは外に出ても良いようなきちんとした服装に着替える、始業時間を固定する、等けじめをつける工夫によってパフォーマンスが上がる。

疲れて効率が落ちたら深呼吸でリフレッシュする

がっつり休憩する時間以外にも、疲れて作業のペースが落ちて来たなと感じたときには、背筋を伸ばして深く呼吸をしてみよう。

特にデスクワークをしていると、いつの間にか前傾姿勢になって呼吸が浅くなりがちだ。前かがみの姿勢は人間の本来の姿勢ではないため、注意力が散漫になり、イライラしたり落ち込んだりと感情のブレも出やすくなってしまう。

5分だけでも、姿勢と呼吸を整えて椅子に座ったままの「椅子座禅」をしてみると、頭も心もリフレッシュすることができる。座禅の基本は、「調身(ちょうしん)・調息(ちょうそく)・調心(ちょうしん)」といって、姿勢と呼吸と心をの調子を整えること。床に胡坐を組まなくても椅子の上でできる。

椅子座禅の方法 

  1. 椅子の上に背筋を伸ばしてきちんと座る。このとき、横から見て背骨が自然なS字カーブを描き、尾てい骨と頭の先が一直線上になるように。(調身)
  2. ゆっくり10秒ぐらい掛けていっぱいに息を吸い、また10秒かけてゆっくりと吐く。(調息)
  3. これを5分ほど続けると、心が落ち着き思考もスッキリする。(調心)

深い呼吸で脳と全身の酸素不足を解消し、正しい姿勢で血流を良くして老廃物を流す疲労回復の効果もある。デスクに座ったままで出来る椅子座禅を試してみよう。

自分にとってのワークライフバランスを見つける

ワークライフバランスという言葉が一般的になった。仕事にやりがいや充実感をもって働き責任を果たしながら、子育てなど家族生活や地域の関わりも大切に、仕事と生活の調和を目指そうという考え方である。

今、日本では働き方も正社員、派遣社員、パートと多様化しており、在宅で働く人も増えている。また、仕事観も皆がピラミッドの頂点を目指して出世レースに乗っかっていたころと違い、何のために働くか、何に幸せを感じるかは皆バラバラになっている。結婚を急ぎ婚活に励む人がいる一方で、一生結婚しない非婚を選ぶ人、独身のまま子供をも持つ人など、結婚観・家族観も多様化している。

生き方の選択肢が増えた分だけ自由になったともいえるが、周りの人と比較して悩んだり、別の生き方が良かったのではないかと後悔もしやすい。今の仕事も自分に向いていないのでは、と悩むことが多いかもしれない。同級生の職業がうらやましく思えたり、才能のある人に憧れを感じ、自分の無力さに落ち込んだりもする。

しかし、仕事の幸福は外側に求めても見つからない。与えられた役割を、日々一生懸命に、丁寧にこなすことの中に学びがあり、喜びも幸せもある。

禅僧の修行も、毎日早起きをして庭を掃き清めて、勤めをする、という同じことの繰り返しであり、その繰り返しの中に学びや悟りがあるという。

自分のルーティンと向き合うことでしか、本当の自分は見えない。今の仕事を全力でやりながら、技術も精神も磨き、仕事観・人生観を作っていこう。それが、人と比べない自分のワークライフバランスになっていく。

禅から学ぶ仕事の効率を上げる習慣まとめ

最後に、効率を上げる7つの習慣の項目をまとめた。どれも心がけ一つや少しの行動ですぐにできることばかりだが、一気にやろうとせず、取り組み安いものから一つでも習慣化していってほしい。

  1. 15分早起きして朝の空気を味わい、朝日のエネルギーをチャージしよう。
  2. 仕事前にはデスクの上や作業スペースを美しく整え、心も整えよう。
  3. 思考と作業の準備を万全にしよう。チャンスをつかむ体制をつくろう。
  4. 欲張らず、優先順位をつけ、取捨選択しよう。自意識を手放すと上手く行く。
  5. 今この瞬間に力を出し切ろう。意識を奪う邪魔なものは極力排除しよう。
  6. 「おかげ様」「お互い様」の気持を大切にして、皆で効率化を目指そう。
  7. 休むときはしっかり休息して、仕事と生活の調和を取ろう。

習慣化のヒント

色々なノウハウや行動を学んでも習慣化できないとしたら、その原因は意識の使い方 にあるかもしれない。

人の脳には、普通に物事を考える顕在意識と、表面には登ってこない潜在意識がある。顕在意識の処理能力を10~20ビットとすると、潜在意識は1100万ビット言われるほどパワフルだ。

これまでの習慣を変えるときに、通常、顕在意識が変わるまでは3日、潜在意識を変えるのには3か月かかる。「明日から早起きするぞ」と思っても、3日坊主で終わってしまうのは顕在意識が早起きしようと思っているだけで、潜在意識はまだ寝ていたいと思い100万倍のパワーで阻止するからである。

よって、潜在意識とケンカをしないように工夫するのが習慣化のポイントとなる。

夜、寝る前に明日早起きしているイメージをすること(ビジュアライゼーション)や、既に習慣化している行為とセットで行う、ある音楽を慣らしたら特定の行動をするなど、「頑張って」意志の力を使わなくてもその行動をするような環境に仕向けることが有力。

GLOBOな視点

仕事効率化の無限の可能性

こんなにたくさんの仕事はとても間に合わない、才能がないから自分には無理だ、等と諦めた瞬間に可能性はゼロになってしまう。

「できない」から逆算して行う行動は、全てできなくなる方向に向かっていく。

禅には「無一物中無尽蔵」という言葉がある。これは、本来人は何も持たずに生まれてくるが、何もないからこそ無限の可能性を持っているという人間の本質を表す。

自分を信じよう。「できる」と思って工夫してみれば、今まで眠っていた才能が目覚めるかもしれない。努力が報われなくても、周りの人のために一生懸命に頑張っていれば、運がよくなったり、誰かが助けてくれることもあるかもしれない。

きっと道は開ける、良い未来が待っているという事を確信して、惜しまずに努力を続けよう。その高いエネルギーが、良い未来を引き寄せる。

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