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成果を上げて人件費を削減!部下に残業をさせない5つの方法

部下に残業させない方法

ワーク・ライフ・バランスが叫ばれるようになった昨今、人事や労務から残業を減らすように お達しがあり、どうしたら部下の残業を減らせるかと頭を悩ませる中間管理職の方も多いと思います。

成果を上げようと仕事に燃えている部下に水を差すのも気が引けるし、一生懸命やっているのに仕事が遅い部下にどうアプローチしていいのかも難しいところです。

そこで、この記事では「成果を上げながら残業を減らす方法 」を調べてまとめてみました。他社の成功事例などから、1つでも取り入れられるものやヒントを見つけていただければと思います。

自分たちが最低限やることを1つに決める

働くママから学ぶ業務効率化

部下が全員働くママになったら、私の残業時間が減ったという話』では、筆者(課長)の部下2人が全員ワーキングマザーで時短勤務、しかも子供の発熱などでいつ急に休むか分からないという状況で会社の経理を担当していた経験が綴られています。

その2人が猛スピードで仕事をし、マルチタスクもなんのそのなハイパフォーマーであった ことに加え、連絡体制や仕事を前倒しで進めるなどの対策によって部下の残業はゼロ、さらに上司の残業も月間70時間から月間10時間以下に減った そうです。

なかでも非常に合理的だと思ったことは、「何を置いてでもやらなくてはいけない、優先順位が一番高い仕事を明確にした」という工夫です。

経理部門だった筆者は「会社のお金の流れを止めない」を最優先事項 としたそうです。

メンバーには、月に数日ある決められた支払日に、必ず支払処理を間に合わせることをお願いした。

その代わり、それ以外の業務は全部後回しで構わない。

保育園の面談など、事前に日程が分かり変更がきくものについては、支払処理と重ならないように調整してもらった。

逆に言うと、支払処理に影響がなければ、遅刻・早退・お休みをいくらすることになっても全く問題がないと割り切った。
http://koto1.com/archives/1684

その結果、優先の仕事が急な休みなどにも影響されずきちんと回るようになっただけでなく、段取りがしやすくなりその他の仕事も効率が上がったという事です。

単純な話ですが、「今日これだけは絶対に終わらせないといけない仕事」が終わっていれば、後は翌日に回して帰ってしまっても差し支えない わけですよね。

朝・夜2通のメールで業務効率化

定時に帰るには

経理のような専門部署ではなく色々なプロジェクトや顧客対応などが複数同時進行になっている場合は、都度優先順位を判断してスケジュールを立てる必要 が出てきます。

ところが、今日やろうと思っていたことをつい後回しにしてしまったり、いつの間にか部下が全然どうでもよいことに時間と労力をかけていたりすることって、ありますよね。突発的な出来事に影響されて予定通りに進まない事もしばしば。

そんなとき、仕事の優先順位やかかった時間をみんなで共有する「朝メール・夜メール」という方法があります。

これは株式会社ワーク・ライフバランス小室淑恵さんが提唱した方法で、朝と夜たった2通のメールだけで仕事を見える化し、労働時間を短縮する というもの。

 「朝メール」は、「仕事を始める前に、その日にやる仕事を15分から30分ごとにブレイクダウンして、上司や同僚全員と共有する」ものです。そして退社前には、「朝メール」の通りにできたかどうか、できなかったとしたら、それはなぜなのかを振り返る「夜メール」を全員に送信します。

この結果、朝に立てた予定と、その日の実績が大幅にズレていることに気付くのです。

「朝のうちは『今日中にやる』と決めていた仕事を、結局、午後にやった」
「急がなくていい仕事なのに優先順位を上げて朝のうちにやってしまった」
「いっぱいやることがあったのに、メールの返信だけで午前中が終わってしまった」
「午後2~3時になると、お客様からの問い合わせで作業が中断されてしまって……。それなのに、いつも重要な作業をする時間に当ててしまう」
…など、自分の仕事の優先順位付けや、取り組み方のクセを客観的に捉えることができます。

その結果、こんな解決策を導き出せます。

「これからは、午後2時から3時までは予定を入れないようにしよう」
「自分一人でできる作業はもっと早い時間に終わらせよう」
「重要な作業は、社外からの問い合わせが多い時間帯を避けて、朝一番にしよう」
……。時には、上司や同僚からアドバイスをもらえたりするきっかけにもなります。
http://dual.nikkei.co.jp/article.aspx?id=2312

午前中は疲労もなく、集中力を要する仕事に充てるのに適しています。また、お昼や夕方以降はお客さんからの問い合わせなど電話が多くなる時間帯になります。

なので基本的には、今日、絶対に終わらせなければいけない作業や時間と労力の最もかかる仕事を午前中に持って来て、メールはチェックする時間を決め、シングルタスクで1つ1つ集中して行い、部下にもそのようにアドバイスするのが良いでしょう。

メールにかかる時間を減らす

残業させない方法

意外と時間を無駄に使ってしまうものの1つが「社内メール」です。上司のところにはいろんな進捗報告のメールが届き、「了解しました」と全員に返信するのも一仕事です。

また、全体に連絡したいことをCCで同時送信していたりすると1日のメール件数がどんどん増えていってしまいます。

そんな時に検討すべきなのは、「メール」という連絡形式をやめること です。

『部下が全員働くママになったら、私の残業時間が減ったという話』の筆者の部署では、LINEのグループで急な休みなどの連絡を取り合い、社内では日報も廃止して口頭での報告のみにしたそうです。

パワーコンテンツジャパン株式会社では「チャットワーク」というチャット専用ツールを使用。案件ごとにチャットグループ(掲示板のスレッドのようなもの)作成し、複数の案件を同時進行しても混乱せずタスクの漏れ・抜けがなくなり、コミュニケーションにかかる時間がメールのときの約半分に削減できた そうです。

SkypeFacebookのメッセンジャー機能でも1対1、または複数間でのチャットが可能です。会社で使う場合には、セキュリティ面も合わせて検討しましょう。

残業ゼロの平等な条件で評価する

残業なしでの成果で勝負

お笑い芸人で上場企業の役員でもある厚切りジェイソンさんは、自信のTwtterで残業ありきの日本の企業を批判しています。

日本の一般企業では残業しないと大した給料もらえないというのは、仕事を効率悪くやる人にご褒美をあげている。どんどん効率も競合力も悪くなる

企業が本気で残業代を削減したいと思ったら、残業を行った社員や部署をマイナス査定にする という方法が有力です。

株式会社アットノエルでは、基本的に残業をさせない方針で10分でも片付けに残業が発生すると残業代を支給するそうです。

その理由の一つが、「能力の高い人をきちんと評価してあげたいから」だそうです。

同じ仕事でも、能力の高い人は時間内に仕事を終えます。この場合、当然残業代は支給されません。逆に、終わらない人がそのまま残業で巻き返すと残業代が支給されます。

言ってみれば残業代というのは、テキパキと時間内にキッチリこなす人より、のんびりダラダラした方が手当がたくさんもらえる、という規則なわけです。これではもっと早く仕事ができるようになりたい!とは思いづらい。社員に成長を促しづらい仕組みと言えます。

これがおかしいと思うんですね。不公平です。規則というのは公平性を生み出すためのルールであるべきですし、仕組みには目的があるべきです。
http://www.white-consultant.com/knowhow/attitude/918/

残業をして仕事の成果を上げた人、ではなく所定の時間内で最も成果を上げた人が評価されるのが本当の能力や成果を平等測る指標 と言えます。

この場合、消灯後にこっそり残業していないか、自宅に仕事を持ち帰っていないか等、「自主的なサービス残業」が行われていないかどうかにも目を光らせる必要があるでしょう。

もちろん残業禁止と言いながら、時間内に終わらないほどの仕事をさせるとパワハラになってしまいますので、仕事の優先順位を決めることや無駄を減らすことと合わせて行わなければいけません。

時間と精度の意識のバランスを取る

時間を意識するだけで仕事が速くなる

残業を減らす仕組みを作っても,個々の部下の生産性が低いままだと単純に時間が減った分だけ成果が落ちてしまうでしょう。

能力に差は会っても、一人ひとりが「速く、正確に」を目指して時間と精度を意識して仕事に取り組んでいけば各々に無駄を減らし、自分たちで改善のアイディアも出すようになるはずです。

スピードが無い人には、まず時間を意識させ、精度はともかく一応目標時間内に終わらせる練習をさせましょう。

「時間が無限にある、残業してもいいや」と思っていると、その時間で終わるように合わせて仕事を複雑にしてしまいます。○時間で終わらせるぞ!と時間を意識 するだけで、余計なことをしないでちゃんと時間内に終わらせることができるようになるものです。

スピードは速いけれどミスが多いという人には、今度は「精度」を意識してもらうようにしましょう。自分でチェックしてもらうようにすると、どんなミスをしやすいか気づいて工夫できるようになります。

GLOBOな視点・まずは上司が帰ろう

まずは上司から定時退社を

部下に残業をさせないためのアイディアを見てきました。残業してしまう理由には、単純に仕事が多すぎて追われているとか、無駄なことをやっているとか、成果を上げたくてつい頑張ってしまう、皆残っているので帰りづらいなど色々あると思います。

会社の雰囲気を変えるには、まず上司がお手本になってテキパキ仕事を片付けて定時に帰る体制を作ること ではないでしょうか。

やっぱり上司や先輩が残っていると、なんとなく帰りづらい雰囲気になるものです。まずは上司が定時で帰り、皆も定時で帰らせるように根気強く働きかけをしていきましょう。

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コメント

  1. ピンバック: 謝らせるのは無意味。仕事でミスを連発する部下への対策と指導方法

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