体を整える

デジタル断捨離におすすめのスマホ・パソコンデータ管理と設定方法

デジタル断捨離のやり方

物の断捨離と合わせて、スマホやパソコンのデータもすっきり断捨離しませんか?

デジタル機器にまつわる断捨離なので、「デジタル断捨離」と呼ばれているようです。

デジタル断捨離をすると、気が散ることが減って仕事に集中できたり、スマホやパソコンの動きも自分の頭も回転が早くなったり、いいことがいっぱいです。

今回は、私のおすすめデジタル断捨離の設定やデータ管理方法などをシェアしたいと思います。

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デジタル断捨離のメリット

デジタル断捨離をすると良いことは、パソコンやスマホにデータの空き容量ができて、常駐アプリが使うメモリーも少なくて住むので、動きがサクサクになることです。

「あ~、また固まっちゃった…」とイライラすることなく、心穏やかでいられますよ。

また、自分の頭の中もスッキリできます。

写真やデータが大量に入っていると、今使わないものでもチラッと目にはいって気になってしまうことがありませんか?

今使わないデータを断捨離して、減らしておくことで気が散ったり色んな不安が出てきたりするのを防ぎ、頭のメモリーも節約できます。

メールやLINEなどアプリの通知やフェイスブックなどのSNSなどの気が散る要因も、工夫しだいで気が散るのを防げます。

では、まずはデジタル断捨離の基本方針から行ってみましょう。

デジタル断捨離3つの基本ルール

1 アプリもデータも「今使っているもの」だけ

スマホやパソコンなど、メインで使っている機器には、基本的には「今使っているもの」だけを入れるようにします。

既に使わなくなったもの、あとは保管するだけのものは、外付けの記録媒体などに移動しましょう。

こうすることで、余計なものに気が散るのを防げます。

2 意図しない情報が勝手に目に入らないようにする

メールやSNSなどの通知、メールマガジンなど、意図せず情報を取ってしまう状況は極力避けましょう。

ボーっとテレビを見るといつのまにか洗脳されてしまうように、油断しているときに勝手に情報が入ってくるとかなり影響されます。

また、単純に通知の音がピコピコなったり、画面に現れたりすると集中が削がれます。

3 シングルタスクにする

アプリをいくつも立ち上げず、シングルタスクを徹底しましょう。

いろんなアプリが動いていると機器の動作が重くなるだけでなく、頭の中でも他のことが気になってしまいます。

今、作業で使っているアプリ以外は終了して、1つに集中するほうが効率が上がります。

続いて、スマホとパソコンについて、それぞれのおすすめの設定などをご紹介します。

デジタル断捨離・スマホ編

必要最小限のアプリのみ

私はiPhoneを使っていますが、プリインストール以外のアプリは数えるぐらいしか入れていません。

主に使うのが行動記録アプリや、文章を書く仕事で使う『エバーノート』『グーグルドキュメント』あたり。

あとは『フェイスブック』と『メッセンジャー』『家計簿アプリ』をたまに使う程度です。

ストレージを見ても、アプリはほとんど容量を使っていません。

見たくないアプリは隠す

アプリは使いたいものだけが目に入るように、用途ごとにホーム画面を分けて配置しています。

デジタル断捨離_iPhoneアプリ

一番下の段の、画面を切り替えても表示される「ドック」のところには何もアプリを入れず、スマホを最初に開いたときには時計と行動記録アプリしか見えないようにしています。(↑左側)

調べ物など、作業に必要なアプリは2ページめにまとまっています。ここには、音声入力で使う『グーグルドキュメント』や資料集め用の『エバーノート』『メモ』、セミナーやインタビューの音声を聞くための『ミュージック』および『ボイスレコーダー』が入っています。(↑右側)

仕事中はここまでのページしか見ないので、SNSやメールが気になったりすることはありません。

 

デジタル断捨離_アプリの通知を見ない方法

『電話』『SMS』『メッセンジャー』『メール』などの連絡関係のアプリは3ページ目(↑左側)にまとめてあります。

更に、ほとんど使わないアプリはフォルダにまとめて、最後の4ページ目(↑右側)に隠してあります。

ここには削除できないプリインアプリや『バーコードリーダー』やショッピング専用アプリなどが格納されています。

見ようとしていないアイコンが、勝手に目に入ってこないようにするのがポイントです。

勉強に集中した学生さんにも、目の毒なゲームやLINEなどのアプリはアンインストールするか、フォルダの中に隠して目の届かないページに移動しておくのがおすすめです。

通知はオフ

アプリの通知はメール・SMS・電話・メッセンジャーなど連絡用のもの以外はすべてオフにしています。

連絡関係の通知も、音やバナーは出ないようにして、新着のマーク(バッチ)だけを出しています。

デジタル断捨離_通知オフ

こうすることによって、自分の作業は邪魔されず、自分でチェックしたいときにだけ新着を確認できます。

また、電話の着信音はiPhoneの「おやすみモード」を使って、仕事で関わっている人以外は着信音すら鳴らないようにしています。

おやすみモードでデジタル断捨離

集中したいときは余計な電話に出ないで仕事に集中し、不在着信のあった人には後で折り返せば問題ありません。

ピロンピロン通知が鳴ったり目に入ったりしないだけで、かなり集中できますよ。

写真は気に入ったのだけ

スマホで撮影した写真は、お気に入りのものだけを残してあります。

子どもやペットがいたらもうちょっと増えるだろうなあ、とは思いますが、それでも見きれないほど何千枚も取っておかずに選り抜きのものだけを100枚でも取っておくのが良い気がします。

写真データが少ないと、iPhoneのバックアップもあっという間に終わります。

大量だけど削除するには惜しい写真は、とりあえず全て外付けのフラッシュメモリやクラウドに移動して、本体ストレージは軽くすると良いでしょう。

音声データだけは大量

スマホの中で、私が唯一大量に20GB以上も保管しているのが、音声データです。

音楽は1曲しかないのですが、自分の勉強やライティングの仕事に使うための、セミナー音声の録音や音声教材、インタビュー音声などがいっぱい。

インタビュー音声は書き起こしが終わったらクラウドに移すなどしていますが、セミナー音声などは勉強のために何回も繰り返し聞くのでそのまま保管されています。

私の中の基準としては「今使うもの」なので、量は多いですがオッケーなことにしています。

タスクはすぐ落とす

アプリを終了するとき、ホームボタンで戻るとタスクが起動したままになりバックグラウンドで待機状態となります。

またすぐに使うのでなければ、タスクを終了するとスマホのメモリーも気持ちも解放されます。

デジタル断捨離・パソコン編

やっぱり通知はオフ

続いてパソコン編ですが、やっぱり通知をすべてオフにして目障りな通知は入ってこないようにしています。

パソコンも通知オフ

メールやアプリからの通知が画面の端に出てきただけで「何だろう?」と意識は持っていかれてしまいます。

通知が出てこないようにすれば、バッチリ集中して作業できます。

デスクトップは作業中のファイル置き場

デスクトップにはアプリのショートカットなどは設置せず、現在作業中のファイル置き場として使用しています。

デスクトップは作業用

間違えて起動してしまったり、なんとなく気になったりしないのでスッキリです。

ちなみに、時刻やよく起動するアプリなどはマウスのカーソルを合わせたときだけ出てくる設定とし、デスクトップはパッと見は壁紙だけになっています。

上のこういうのとか

下のこういうのは、マウスポインタを合わせると表示します。

なお、現在の時刻は基本的に「腕時計」の方で確認しています。

本体ストレージは現在進行中のデータのみ保管

デスクトップは作業中のファイルですが、本体ストレージには現在進行中の企画に関するデータのみを保管しています。

パソコンのデータをデジタル断捨離

プロジェクトごとにフォルダ分けをして、終了したプロジェクトはグーグルドライブにお引っ越し。

「あれどうだったけ?」と探しに行くときだけ、ブラウザを開いてGoogle Drive内で閲覧します。

本体のストレージを節約できるのと、過去のものに気を取られないようにもできます。

各種クラウドサービスまたは外付けハードディスクドライブなどに保管しても良いでしょう。

本体から削除して、すぐにはファイルを開けないようにしておくのがポイントです。

受信メールは未読・未対応のみ

大量に届くメールの対応も、かなり気が重いものですね。メールも断捨離でスッキリしましょう。

まず、メールの受信ボックスは、未読・未返信のものだけ残しておいて、処理済み・返信不要のメールはすぐにアーカイブフォルダに移動します。

メールのデジタル断捨離

メールソフトを立ち上げた時に、「これだけ見れば良いんだな」というのがパッと分かります。

メールのフォルダ分けも便利ですが、凝りすぎてそこに余計な意識を使いすぎないようにしましょう。

個人的には「重要」かそれ以外の2種類があれば良いんじゃないかなと思います。

読みたいメルマガは専用アドレスに

情報を得るためのメールマガジンは、メインでやりとりするのとは別のメルマガ専用アドレスで受信しています。

メルマガは専用アドレスで受信

これで、いちいちフォルダ分けをしたり、間違えて削除してしまったりすることはありません。

メルマガの種類も本当に読みたいものだけ絞って登録しているので、未読のまま溜まっていくことはありません。

未読のメールが溜まるとなんとなく「やらなきゃ」と気が重くなるので、メルマガはちゃんと開封して読むか、読むのを諦めて一度「開封済み」にしてしまいましょう。

会員登録は普段使わない「捨てアド」で

いろんな会員登録をすると勝手にお知らせやメルマガが届くことがありますので、ショッピングや無料会員登録などは、「捨てアド」を作ってそれで全部登録しています。

普通のメールソフトでは受信せず、買い物などをして受信メールを見たいときだけブラウザのウェブメールを開いてチェックすれば、通知も来ず容量も使わず快適です。

フェイスブックはほぼ発信専用

SNSも気が散る大きな原因ですので、どうしても仕事で使う以外はあまりおすすめしません。

私は現在フェイスブックを使っていますが、ほぼ情報発信専用にしており、他の人の投稿はあんまり見ていません。

友達は全員フォローを解除し、投稿を見たいときは名前を検索して自分から見に行くようにしています。

誰もフォローしていないので、ホームにはこんな画面が出ます。

SNSのデジタル断捨離

画面に勝手に投稿が表示されると不意をつかれて気が取られてしまうんですよね。

フェイスブックには友達とやり取りのできる『メッセンジャー』の機能がありますが、こちらもメールと同様に一通りの連絡が終わったら都度アーカイブして、やり取り中の人だけが表示されるようにしています。

ウィンドウを何個も開かない

パソコンだと大きな画面で何個もウィンドウを開けてしまいますが、これもなるべくシングルタスク化を心がけています。

文章を書くときだったら、エディターと資料の2つだけで、他のアプリケーションは終了し、Wi-Fiも切ってオフラインになります。

これで、調べ物をしたくなったりしてもインターネットが見られず、完全に作業に集中できます。

デジタル断捨離まとめ

デジタル断捨離をすると、パソコンやスマホのストレージ空き容量や作業メモリーを増やせる以外に、自分自身の頭の中もスッキリして作業スピードアップ・集中力アップなどのメリットがあります。

デジタル断捨離の3つの基本ルールは、次の通りです。

  1. アプリもデータも「今使っているもの」だけ入れておく
  2. 意図しない情報が勝手に目に入らないようにする
  3. シングルタスクにして使わないアプリは終了する

ぜひ、あなたのスタイルに合わせて情報断捨離をやってみてください。

※必要なデータまで断捨離しないように、万が一に備えて予めバックアップの上で断捨離を!

今回、ご紹介したデジタル断捨離の方法は、ほとんど、メンターがやっているのを見て真似したものです。

私のメンター黒澤全(くろさわぜん)先生は、恐ろしく仕事が早い上に、ぜんぜん疲れないというので、どうやってるんだろうと思っていろいろ教えてもらったのが上記の方法です。

「気を散らさない」=「エネルギーを分散しない」方法として、デジタル断捨離だけでなく仕事するときの空間もきれいにしていたり、身体の浄化も欠かさないそうです。

黒澤先生は、こういった仕事術だけでなく、人間関係やビジネス、お金などあらゆる問題について「エネルギー(気)」の視点でアプローチする方法を教えてくれます。

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