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会社でも断捨離を!元総務が教える仕事納め前の片付けチェックリスト

会社でも断捨離

職場のオフィスには、誰が何のために置いているか分からない物品や、いつまで保管していいか分からない書類がいっぱい! ただ捨てていいかどうか分からないだけで永久にスペースを占領していなんて、もったいないですね。

年末の仕事納めに向けて、新年を気持ちよく迎えられるように会社のデスク周りや倉庫なども皆で一気に片付けてましょう。

断捨離の効能は、物のゴチャゴチャを無くして思考もクリアになることです。いつの間にか溜まってしまった不要な物やデータを整理して頭もスッキリして、仕事の効率もアップします!

ここでは、自分のデスク周りの断捨離、オフィス全体の断捨離、倉庫の断捨離についてそれぞれポイントをまとめました。あなたの職場でも、ぜひやってみてください。

会社にも断捨離が必要な理由

会社でも断捨離を

大掃除、と言っても良いのですが、あえて『断捨離』と思って行うことで気持ちもスッキリできる効果が得られます。

そもそも断捨離とは、ヨガの「断行(だんぎょう)」、「捨行(しゃぎょう)」、「離行(りぎょう)」を応用したものです。

空間は、物がゴチャゴチャとあるほど思考に乱雑な影響 をおよぼし、ヨガで目指す瞑想状態・悟りからどんどん遠ざかってしまうのです。

この『断捨離』を会社で行うとしたら…

断行
不要なものが入ってくるのをを断つことです。

今あるもので不自由していなけばなるべく新しい備品を買わない 。物の増殖を防ぐ意味では、会議資料などをやたらとプリントアウトしてファイリングしない、なども当てはまります。デスクの上に私物を飾るなども集中力の妨げとなり、またホコリの温床となりますのでなるべく避けたいところです。

捨行
持っているけれど必要ないものを捨てます。

給湯室や冷蔵庫に、誰のだか分からない賞味期限切れのおやつや飲み物 はありませんか? また、保管期限の切れた書類 を残していませんか?

「捨てる」仕事は急ぎではないため、どうしても後回しになりがちです。必要のなくなったものは一気に処分しましょう。

離行
これは、物欲を無くす、すなわち物への執着から離れることを意味しています。

私も6年間総務をやって思ったことですが、収納棚などの備品を増やすとそれに伴って物が次々に増殖するという現象が起きます。

あったら便利とか、いつか使うかもしれないとか、いただき物だから、という理由で執着が生まれ、置ける場所があれば置ける分だけ物は増えていってしまうのです。

自分のデスク周りの断捨離

デスク周りを断捨離しよう

それでは、具体的な断捨離のコツをお伝えしていきます。まずは、自分でできるデスク周りから始めましょう。

STEP 1 片付けの時間を確保する

毎日ちょこちょこやるよりも、半日など時間を確保して一気にやってしまった方が効率が良いです。部分的にやっていくと、場所がちょっとずつ移動しただけで物が減っていなかった、なんてことになりがちだからです。

意外と早く終わると思いますが、普段から書類が山積みで雪崩が起こっているような人は覚悟して長めに時間を取りましょう。

職場の上司や周りの人にも「この日ちょっと大掃除します」と宣言 しておき、できるだけ仕事は前倒してやっておきましょう。

STEP 2 とりあえず全部出してみる

まずは、デスクの上に引き出しの中や足元に隠してあったものを全部積み上げます 。デスクの上が散らかり過ぎてそのスペースがない場合は、先にデスクの上を片付けてください。

「お、こんな資料あったなー」と浸らずに、黙々と引き出しの中身を出します。

大量すぎて一気に難しい場合は何回かに分けて行いますが、引き出しは必ず一つずつ空にしていってください。

STEP 3 引き出しの中を水拭きする

空になった引き出しの中を、固く絞った雑巾で水拭きしましょう。

けっこうホコリが溜まっていたり、引き出しの奥にクシャクシャになった書類が挟まっていたり、輪ゴムやらクリップやらがゴチャゴチャ出てきたりしますね。

ゴミは捨て、リサイクルできるものはとりあえずデスクの上に置いておて引き出しの中をきれいにしましょう。デスクを「仕事の神様」だと思って、神様の体を拭くように丁寧に掃除します。

取っ手部分も手垢で汚れているものです。アルカリ性の家具用洗剤か少量の重曹 をつけると手垢はきれいに落ちます。

STEP 4 すぐ使うものだけをしまう

きれいになった引き出しの中に、「すぐに使うもの」だけをしまっていきます。 必要最小限の文房具や良く使うファイル類、進行中の案件に関わるものだけを選びましょう。

また、平べったくて広い「ドラえもん引き出し」には、何も入れないようにしましょう。ここは、仕事がやりかけで席を外すときなどに一瞬ガサッとそのままデスクの上の物をしまうスペースになります。

スッキリ!何もないデスク

STEP 5 捨てて差し支えない物を捨てる

それでは、デスクの上に残った「捨てていいかどうか迷うもの」を分けていきましょう。

基本的に捨てても大丈夫なのは、次のようなものです。

  • もらっただけで今後も取引のないであろう人の名刺
  • >データの原本がある 会議資料など
  • メールなどデータがあるのに見やすいようにプリントアウトしたもの
  • 既に終了しているプロジェクトの関連資料で原本のあるもの

発注書や納品書、見積などお金関係の書類や契約書の原本などが出てきたら、保管場所を確認して片付けるか担当者に引き渡しましょう。

まだしばらく見るかもしれない書類は、保管期限を決めて1か所にまとめておきましょう。

捨てて良いか迷うものは上司に確認
してください。

デスクの上に書類を立てて置くのは気が散るのであまりお勧めしません。どうしても他の人とのやりとりで動かせないもの以外は、引き出しの一番下の段に立てて入れるようにしましょう。

最終的に、デスクの上にはメモ帳とペンが1本、パソコンと電話だけ 、というのが理想です。物が全部なくなったら、デスクの上もきれいに水拭きしましょう。

パソコンの裏側やキーボードの隙間も案外汚れています。卓上モップ等でほこりを拭き取りましょう。

STEP 6 パソコン内の不要なデータも削除

物がきれいに片付いたら、今度はパソコンの中のデータも断捨離します。

パソコンのデータも増えるほど動きが遅くなり、仕事も遅くなって行ってしまいます ので、もう使っていないデータは削除しましょう。

ここで、消しても差し支えないのは

  • インターネットブラウザのダウンロードファイルや、キャッシュなど一時ファイル
  • 原本が社内のサーバーなどにありコピーしたファイル
  • 何かの下書きなど、後で絶対に使わない物

などです。

ついでに、年末に備えて必要なファイルのバックアップ も取っておきましょう。

デスクトップにはアイコンやショートカットを置かないのが1つの仕事に集中できるのでおすすめです。

チェックリスト

□データがある紙の書類は今すぐ使わなければ捨てる
□良く分からない大事な書類は所定の位置に保管する
□ダブって何個も持っている文具は誰かにあげる
□書けないペンは捨てる・または替え芯を補充する
□デスクの上に余計な物を置かない
□ドラえもん引き出しの中は空にする
□パソコンの中にも余計なものを置かない
□デスク全体・引き出しの中も水拭きする
□パソコン周りのホコリを取る

皆でオフィスの断捨離

オフィスの大掃除のコツ

続いては、オフィスの断捨離です。あなたのオフィスにも、皆がとりあえず物をボンボン置いて山積みになっているだけのスペース がありませんか? または配線がスパゲティのようにこんがらまって足元がホコリまみれになってしませんか?

これは一人で勝手に片付けてしまうと誰か使っている人が場所が変わって困ってしまったり、いつも掃除をしている人が面白くなかったりとトラブルの元になります。また、配線回りの掃除はぶつかって誰かのパソコンの電源が落ちてしまったりすると大ひんしゅくです。

「大掃除しようよ」と周囲の人を巻き込んで仲間を集め、皆で一気にやるのがポイントです。

STEP 1 仲間を集める

「あそこ、ちょっと気になるよね、こんど掃除しようと思うんだけど悪いんだけど、手伝ってくれない?」

のように、まずは話しかけやすい同僚あたりから仲間に引き入れましょう。

なるべく楽しいノリでやる と「えーめんどくさい」と言われる確率が下がるかと思います。

STEP 2 決定権のある上司を捕まえる

しかし、下々の者が集まっても
「これって捨てていいのかな?」
「分かんない」
「一応取っておくか」
となり、捨てられず、片付けられずに終わってしまう ことになりかねません。

断捨離Xデーには、上司か社歴の長い人を捕まえて一緒に見てもらいましょう。「それは3年に1回ぐらい社長が『あれどこに置いたっけ』って使てるよ」等と情報が得られます。

「すみません、いついつにあそこらへんを皆で掃除しようと思うんですけど、捨てていいかどうか分からないものとか見てもらうことって出来ますか?」

と、あくまでも見てもらうのだけお願いします~という体で行きましょう。だいたい、ノリノリで手伝ってくれます!

STEP 3 一気に片付ける

Xデーとなったら、デスク断捨離の要領で一気に片付けましょう。

まずその場から全て物を運び出し、その場をきれいに掃除します。絶対に不要な古いチラシやパンフレットなどは容赦無く捨て、微妙なものは上司に見てもらいましょう。

補完すべきものはきちんと補完すべき場所に納め、元の場所にはできるだけ何も置かないようにしましょう。 「ここはゴチャゴチャと物を置いてよいスペースではない」という雰囲気になれば大成功です。

チェックリスト

□事務所内やバックヤードなど、物が乱雑に積み上げられて「とてもお客様に見せられない」ような箇所をきれいにする
□床に物が直置きになってホコリが溜まっているところは片付ける
□給湯室や冷蔵庫の中に賞味期限切れの食べ物やお茶などは捨てる
□置かれている物・重なっている物の向きを揃える
□デスクの下の配線まわりも掃除する
□保管期限の切れた書類が大量は破棄する
□飾っていない記念品やポスターなどわけの分からないものは確認の上捨てる

皆で倉庫の断捨離

倉庫を片付けるコツ

在庫や季節のグッズなどがしまってある倉庫も、同様に仲間を集めて断捨離を行いましょう。

STEP 1 仲間を集める

倉庫なので、なるべく体力と身長に自信のある人を捕まえられると良いです。また、思いがけず昔のなんだか良く分からない物が出てきたりするので、上司や社歴の長い人に「この日いろいろ聞くかもしれません」と予告してスタンバイしてもらいましょう。

STEP 2 明らかに捨てていいものを捨てる

倉庫まるごととなると、なかなか外に全部出すのは難しくなります。昔の販促物など明らかに二度と絶対に使わないものからどんどん捨てていきましょう。

壊れた電化製品やオフィス家具など、粗大ごみ に出すはずのものがただ面倒くさくて置いてある場合もあります。分かる人に処分の手配をお願いします。

STEP 3 迷うものを1か所にまとめる

今使っているものや明らかに大事な物・季節で使うもの意外の「なんだか良く分からない物」をとりあえずひとところに集め、分かる人にみてもらいましょう。

そこで捨ててOKが出れば捨てましょう。「なんだか良く分からないけど捨てちゃダメ」と言われたときは、それらを一か所にまとめて「何年何月何日とりあえず取っておくもの」のように表記をしておきましょう。

STEP 4 時効が来たら捨てる

何年か経っても1回も使わなかったら、改めて「これ、やっぱり使わないみたいなんですけど、捨てちゃダメでしょうか? 」と断捨離にチャレンジしてみましょう。

チェックリスト

□絶対に二度と使わないものは捨てる
□粗大ごみは地域の処分方法に従って手続きする
□何だか良く分からない物は、分かる人に見てもらう
□捨てたいけどまだ捨てられない物は何年か後にまた聞いてみる

GLOBOな視点・見えない部分の重要性

お客さんに見える部分ばかりいくらきれいにしていても、バックヤードがごちゃごちゃだとそこを従業員は見ています。

どうしても意識が下がり、接客にも「ごちゃっとした感じ」がほんのり表れてしまいます。同じチェーン店でも、店長さんがきれい好きで事務所まできれいにしてあるところは客席の雰囲気も明るくなります。

お客さんには見えなくても、従業員が見ている部分もきれいにすることが重要です。

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