思考を鍛える

デスクワークの効率化のために工夫している7つのこと|仕事効率化

禅から学ぶ仕事効率化

たとえ残業代が出ると言っても、労働時間は大変ですよね。

疲れてミスが起こりやすくなり、パフォーマンスが落ちて更に作業時間が増えるという悪循環にもなりがちです。

出来ることなら出来るだけ仕事の効率を上げ、定時で帰って楽しく過ごし、次の日はまたリフレッシュしたい!

よく、作業効率を向上するためのアイディアとしてテクニックやアプリを使う方法が紹介されているので、私も色々とためしてみました。

ところが業務効率を上げるための別の「何か」にかえって手間がかかってしまって、なかなか思う通りに改善できないことに…。

そうだ、逆にシンプルにしてしまおう!ということで、私はの考え方を参考に7つの工夫で主にデスクワークの仕事を効率化しています。

実践すると頭がすっきりクリアになって、やるべきことを優先して動けるようになりますよ!

頭の中からも仕事からもゴチャゴチャした無駄なものをそぎ落とす禅的ライフハック、仕事効率化習慣をぜひご参考にしてみてください。

仕事効率化習慣1 15分早起きして朝の空気を味わう

早起きで仕事効率化

夜明けのしんと静まり返った空気は静かで心が引き締まりますね。

禅の修行をする僧侶たちは、「暁天座禅」といって朝一番に座禅を組むそうです。

朝の美しい空気を吸い込むことで心身を健やかにしてくれるのだとか。

早起きは仕事の効率を上げると言われていますが、これには以下のような理由があります。

  • 朝は疲労がなくて元気
  • 覚醒を促すホルモンのコルチゾールが朝8時から9時に最も分泌される
  • 22時から2時の間は睡眠の質が高まる
  • ラッシュ時よりも早く通勤することで体力を温存できる
  • 電話や来客などの妨げがなく作業に集中できる

などなど。

体のしくみと外部の環境の両面から朝型のメリットがあるんですね!

朝の空気を感じる禅的ライフスタイルは、このように仕事の効率にも大きく関わっているのです。

夜明けと共に…は難しくても、15分だけ早起きしてゆったり朝の光を浴びてみると、その日1日良い気分で働けますよ。

仕事効率化習慣2 仕事前にデスクの上や作業スペースを整える

整理整頓で仕事の効率を上げる

出社したら、ウェットティッシュで机の上を清めるのを習慣にしています。

仕事をしている間にも散らかしてしまうので、気づいたら片付けて、今使っている物以外はなるべく置かないようにしています。

物が乱雑になっていると、使いたい物がすぐに出てこないでイライラするし、色んな物がチラチラと目に入るので気が散って集中できないからです。

禅寺のお坊さんもそんなに汚れていなくて朝夕に寺を隅々まで掃き清め、廊下を拭いてています。

空間を磨きながら、自分自身の心も磨いているんですね。

デスクも出社したときと帰るとき、ホコリをきれいに拭き取り、物をまっすぐに整える習慣を作りましょう。

いつもすがすがしい気持ちで仕事ができますよ。

仕事効率化習慣3 準備を怠らない

禅から仕事効率化の極意を学ぶ

禅の例え話に『二本の梅の木』というものがあります。

寒い冬の間、春風が吹いたらすぐに花を咲かせられるよう準備していた梅の木と、暖かくなってから準備を始めようと思っていた梅の木がありました。

まだ寒いさなか、突然春風が吹いてきます。

準備をしていた梅の木はすぐに花を咲かせ、もう一方の梅の木は花を咲かせる準備を始めました。

ところが、翌日にはまた真冬のような寒さに戻ってしまい、準備をしていなかった梅の木は結局花を咲かせることができませんでした。

日々の仕事においても、いつどんなチャンスが来ても良いように最高の準備をしておきたいですね。

私は文章を書く仕事をしているので、いつもメモ帳とペンは手放さないようにしています。

いざパッとアイディアが降ってきたときには、すぐにメモしないとどこかに消えてしまいます。

仕事効率化習慣4 優先順位をつけ、取捨選択する

ふせんTODOリストで仕事効率化

TODOリストを作るとき、の失敗に多いのは「細かいどうでも良い仕事」が山のように増えてしまうことです。

あれも、これもやらなきゃ…と気が散って、かえって効率が下がります。

なので、やらないことのリスト(NOT TO DO)も作っておきましょう。

優先順位は、重要なことや面倒なことを最初に持ってくるのがポイントです。

時間のかかる難しい作業を後回しにすると、他の作業をしている時でも「そういえば、あれが終わっていないな」と気になってしまいます。

「今日はこれをやらないと帰れない」という大事な仕事は、サッサと午前中にやってしまおいましょう。

そうすれば午後から気楽になりますし残業もしなくて済みます。

仕事効率化習慣5 今この瞬間に力を出し切る

こだわりを捨てる
禅的な生き方とは、ただひたすらに今を生きること

意識を究極まで今に集中したとき、人は潜在的に持つパワーを最大限に発揮することができます。

最大限のパフォーマンスを発揮するためには、考える時間と作業する時間を分けることが重要です

「今日やることと順番を考える時間」をしっかり取って、あとは何も考えずに上から順番にこなしていきましょう。

途中で気になることが出てきたら、メモ帳に書き出しておいて「後で考えること」リストにしておき、とりあえず今の作業に集中しましょう。

他にも以下のような工夫で「気になること」を減らせます。

ウィンドウは基本的に1個だけ立ち上げる

パソコンで仕事をしてていたら、メーラーやブラウザ、表計算ソフトなどいつの間にか10個も20個もウィンドウが開いていて、頭の中が修羅場状態になっていたことはありませんか?

今使っていないアプリは終了し、ウィンドウは基本的に1個だけ開いておくようにしましょう。

パソコンの処理速度も速くなるし、頭もフリーズしません。

メールやアプリの通知をオフにする

パソコンで作業をしているとき、メール受信のポップアップやウイルス駆除ソフトの通知が目に入って作業がしばらく中断してしまったということがあると思います。

パソコンの設定で、通知はすべてオフ にしておきましょう。

メールは一日に数回、何時何時と時間を決めてその時以外は見ないのがおすすめです。

ネットサーフィン防止策

何か調べものをしようとブラウザを立ち上げたら、Yahoo!ニュースを読んでしまって何をしようとしていたか忘れちゃった!

そんな事故を防ぐためには、ブラウザの初期画面をポータルサイトではなく空白のウィンドウに設定がおすすめ。

意図せず目から入ってくる情報を減らしましょう。

仕事効率化習慣6 おかげ様・お互い様の精神

仕事のおかげさま・お互い様精神

いくら自分が帰りたいからといって、周りの人に仕事を押しつけてたらダメですよね、

そういう自分勝手な人は自分が困ったときに助けてもらえなくなっちゃいます。

自分の仕事を効率化するには、周りの人の仕事にも配慮しないといけません。

禅には「空の思想」があります。

欲に囚われず、何事にも執着をしない、一点の曇りもない「」の状態でいるとき、一切の悩みは感じられなくなるのだそうです。

チームのため、お客さんのため、皆のために一生懸命やっているうちに、無心になっていたことはありませんか?

体力的には大変だったとしても皆が幸せになる喜びや、人と繋がって役に立っている心地良さを感じることができます。

迷惑を掛けてはいけない、というわけではありません。

お互いに迷惑になったら「お互い様」、よくしてもらったら「おかげさま」の精神が大事です。

得意な人が得意なことを出来るように調整したり、効率的なやり方を皆でシェアしたり、みんなで協力して定時に帰りましょう。

仕事効率化習慣7 休憩もスケジュールのうち

仕事効率化には休憩も必須

意識的に休むことも、仕事を効率化する上では重要です。

疲労がたまっていると眠気も出て注意力が散漫になり、効率が落ちてしまいます。

1日のスケジュールの中にあらかじめ休憩は組み込んでおきたいところです。

疲れてきたら、背筋を伸ばして深く呼吸をしてみましょう。

特にデスクワークをしていると、いつの間にか前傾姿勢になって呼吸が浅くなりがち。

姿勢を正して5分ほど深呼吸をすると血行が良くなって疲労回復できます。

デスクワーク効率化習慣|まとめ

デスクワークの仕事を効率化する7つの習慣、どれか1つだけでも効果が実感出来ると思いますので、ぜひ試してみてください!

付け足すよりも減らすこと、頭の中のノイズをなくして今に集中することが効率化につながります。

ABOUT ME
高橋久美
会社を8年でやめてフリーライター4年目。たまたまブログから見つけた佐藤想一郎さんのご縁で最高の仲間たちと出会い、WEB媒体の他、最近はブックライティング、雑誌の編集など忙しくも充実した毎日を送っている。読んだ人の心が明るくなって、人生まで良くなってしまうような文章を目指して修行中。 プロフィールはこちら

ここまでお読みいただきありがとうございます!ライターの高橋と申します。

一人でも多くの方に、人生をもっと楽しんでもらえたらいいな、と思いこのブログを書いています。

私はほんの3年前ぐらいまで、真っ暗闇のどん底の中にいました。

信じていた人に見捨てられ、寂しさを紛らわすように刺激的なゲームやネットの掲示板や動画を見まくり、一食にご飯を2合食べるほどの過食も止まらず、コンビニの袋だらけでゴミ屋敷寸前・・・。

人と比べては「自分はダメだ」と落ち込む日々でした。

ところが、私の先生であり、最も頼れる友人でもある佐藤想一郎そういちろうさんに出会って、人生が全く逆の方向に回り出しました。

まだ20代なのが信じられないくらい色んな経験をしていて知識も豊富なのですが、何よりも「良い未来」を信じさせてくれる不思議な説得力があります。

そんな想一郎さんのメルマガを読んで、次々と奇跡のようなことが起こりました。

今は、過食が治り、ライターとして独立し、安定した収入を得て、一緒に成長していける仲間達とも出会たんです!

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