いつも必死に働いているのに、時間が足りなくて残業続きになっていませんか？
ここで紹介するタイムマネジメント術を実践すれば、業務を効率化して定時に帰ることができます。
仕事をよく分析すると、無駄な仕事に時間をかけていたり、エネルギーの配分が間違っていたりしてやらなくても良いことを頑張っていることがあります。
タイムマネジメント術は、面倒なことではなく、やらなくても良いことをやらない「手抜き術」なのです。
この記事では、すぐに出来るシンプルで簡単なタイムマネジメントのコツやアイディアをご紹介します。どれか気になるものがあれば、ぜひ試してみてください。
あなたの仕事もスッキリ定時に片付きますよ。
目次
タイムマネジメントのコツ
1 スケジュールとToDoリストは一元化する
手帳でも卓上カレンダーでもGoogleカレンダーやOutLookなどのスケジュールアプリでもなんでも構いませんが、スケジュールとToDoリストが両方書けるようなセットになっているもの を使いましょう。
あっちこっち見ていると時間のロスになります。
おすすめは、1週間か1か月の長期的なスケジュールとタスクを手帳やカレンダー、アプリなどで管理し、今日やるToDoを付箋メモ用紙に転記するスタイルです。
作業の途中に明日や明後日の予定が目に入ってしまうと意識が未来に飛んで行って集中力が切れてしまう ためです。
2 今日絶対にやらないと帰れないToDoリスト
定時に帰るためには、「今日絶対にやらないと帰れない仕事」を片付けることが最優先です。
また、それを片付けた上で明日以降の自分を楽にするために出来るだけ時間内に前倒しすることが出来れば理想的ですね。
同でもいい仕事に時間を費やしては、今日中にやるべき仕事が終わらなくなって残業になってしまいます。
なので、「今日絶対にやらないと帰れない仕事」だけのToDoリスト を作りましょう。そこには、今日やらなくてもいい仕事は書きません。別途、時間が余ったとき用のToDoリストとして作っておきます。
他から次々に仕事が入ってくるような状況でも、これだけはやらないと帰れないものを先に終わらせておくことによって、最後に慌てないで済みます。
3 パーキンソンの法則！定時の1時間前を目標に
今日絶対にやらなければいけない作業をリストアップしたら、作業を行う順番を決めましょう。
会議や人と会う約束など、時間が指定されている時間を差し引いた時間から1時間引いた時間数で作業の目標時間を配分しましょう。つまり、定時の1時間前に作業を終了させることを自分の中で目標にする のです。
というのは、人が仕事をするときには「パーキンソンの法則」が働き、与えられた時間に応じて仕事を複雑にして時間通りに終わらせようとして、結局ちょっと足りなくなったりするんですね。
なので、自主的に定時の1時間前に今日絶対やらないといけない仕事を終わらせるように目標を立てると、それに応じて無駄な作業を排除できるというわけです。そして、ちょっと足りなくなっても1時間の余裕があり、時間通りに終われば明日の作業を前倒して行うことが出来ます。
4 メールチェックは1日2回にする
メールのチェックと返信は、何時と何時のように自分で時間を決めて、それ以外は一切メーラーを立ち上げ無いようにしましょう。
一々受信メールを気にしていると、気が散っていくら時間があっても作業に集中できません。
メールを見るのが遅い！と言われるのが心配かもしれませんが、本当に急ぎの用件であれば電話でかかってくるので気にする必要はありません。当日中か、夜届いたメールなら翌朝に返信すれば非常識にはあたりませんので、午前中に1回、夕方に1回程度で十分です。
5 上司に仕事の優先順位を確認する
多くの会社員の人は、1日の終わりに上司に日報報告をすると思いますが、1日の始まりにも仕事内容を報告し、優先順位の確認をしましょう。
こうすることによって、「それは別にやらなくて良かった」という無駄な仕事を省き、「これ急ぎでお願いつ！」と退社前にバタバタすることを予防できます。
また、忘れっぽい上司が自分で頼んだ仕事を忘れて別の用事を言いつけてきたら、「今朝のこれと、どちらを優先しますか？」と確認ししましょう。
6 大変な仕事から順番にやる
ToDoリストは、上司からの優先指示や急ぎの物以外は「大変な順 」に並べましょう。時間や労力が最もかかるもの、難しい・面倒くさいと感じるものは出来るだけ疲労が少ない午前中などにやってしまうと能率が上がります。
また、大変な作業が最後まで後回しになっていると他の作業をしている間も気になってしまって意識のメモリーを無駄に消費しますので、他の作業の集中力を上げる 意味でもエネルギーがかかる仕事は先にやってしまった方がよいのです。
さらに、夕方になるとだんだん疲れて作業効率も下がります。簡単なものを残しておけばミスも減らすことができて余計な仕事を増やしません。
7 今やっていることに集中する
今やっている作業に集中することも大切です。人が大勢働いているオフィスでは、電話がリンリン鳴って色んな人から話しかけられるのでなかなか大変ですが、「集中して作業をしています」というオーラを発していると周りの人もタイミングを見て声を掛けてくれる でしょう。
また、集中できる環境を作る自衛手段もできる限りの対策をしましょう。たとえば、
- デスクの上に余計なものを置かない
- デスクの引き出しの中を整頓しておく
- 飲み物を飲みながら作業しない
- PCのメール受信やセキュリティソフトのポップアップ通知をOFFにする
- タスクバーやツールバーを非表示にする
- ウィンドウをあれこれ開き過ぎない
- デスクトップに余計なアイコンやファイルを置かない
- スマホは視界に入らないところに置く
等の工夫が可能です。とにかく余計なものが目に入らないようにして、手元の作業にガッツリ集中しましょう。
8 作業時間を短めに設定する
1日の目標時間も定時の1時間前に設定しますが、それぞれの作業時間も「ちょっと無理かも」というぐらいの短めの時間を目標 にして超急いでやりましょう。
例）定時の1時間前までに終わらせるには、2時間でやらないといけない作業
→90分を目標にする
完璧主義を捨てて、超特急でやってみると意外と行けます！ ミスがあれば残りの時間で直せばよいのです。
9 作業手順をイメージしてから始める
作業開始前には、一連の作業の流れをイメージしましょう。確認するポイントは次の通りです。
□必要な資料や道具はそろっているか
□まとめて出来ないか
□効率化または省略できる手順はないか
□その仕事で求められる最も重要な要素は何か
ここをしっかりイメージできると、途中で物を探しにいったり、同じ手順を何かいもバラバラにやったり、重要でないところにリソースを割くことが防げます。
10 タイマーを使う
時計やストップウォッチよりも、カウントダウン形式のタイマーの方が残り時間を計算する思考のメモリーを節約できますのでオススメです。締切が迫っている、と自分を追い込むことが未知のパフォーマンスを発揮することにつながります。
11 「15分で出来る作業リスト」をつくる
頑張っていると、思ったより作業が早く終わったり、どうしても飽きて違うことがやりたくなる時 もあります。そんなときのために、15分以内の細切れ時間で出来ることのリストを作って素きましょう。たとえば、こんな風に。
- 次の会議やプレゼンのアイディアを考える
- 資料の片付け
- コピー用紙を補充する
- スケジュールとタスクを見直す
12 「5分で出来ること」はすぐにやる
ちょっとした頼まれごとなどは、5分以内に出来る場合はすぐにやってしまいましょう。 5分以上かかりそうなときは、ToDoリストの最後か明日で良ければ明日の分に回しましょう。
13 前倒す！前倒す！前倒す！
早く終われそうだ、というとき「ふう～」っと一息入れず、どんどん明日の分まで前倒してやっておきましょう。
ギリギリになるから定時に帰れないのであって、あらかじめ1日分前倒しておけば急な予定や指示が入っても自分の仕事に穴を空けることはありませんね。これが残業にならない最大のコツです！
タイムマネジメントのコツまとめ
作業がやたら長い、面倒くさいというときは、どこに時間がかかっているのかを観察 してみましょう。
そして、まずは「それをやめられないか」を考えます。上司に相談して、あまり重要でなく辞めて良い物であればさっさとやめて、他の生産的な仕事に力を注ぎましょう。
止められないときは、もう少し省略できないか、ツールやアイディアで簡単にできないか、を色々考えてみると良いでしょう。職場の周りの人に相談してみても良いですね。
あなたも明日から颯爽と定時退社できるように、応援しています！
仕事を効率化するコツは、こちらの記事もご参考にどうぞ。
⇒ デスクワークの効率化のために工夫している7つのこと｜仕事効率化
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