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9割の人が知らない、仕事を早く終わらせる3つの意外な方法

仕事を早く終わらせるこつ

みなさんは、仕事は早い方ですか?

私は平均より遅い方で、いつも職場では同僚の足を引っ張ってしまうタイプでした。

自分なりに、どうしたら仕事が早く終わるのか試行錯誤してきたのですが、いろんな時間管理術とかをやってみて失敗し、そもそもコレができていなかったのか!と気づいたことがあります。

もしかすると、天然でそれをやっている人もいるのかもしれませんが、意識的に使うと超強力だなと思う方法が3つあります。

今回は、あんまり知られていないであろう仕事を早く終わらせる3つの方法をシェアしたいと思います。

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時間内に仕事が終わらない人でした

仕事が終わらない

私はけっこう気が散りやすいタイプで、会社の事務の仕事はかなり苦手でした。

マルチタスクでいろいろ同時にやる能力を要求されるので、いろいろ気が散って元の作業に帰ってこられなくなってしまうんですよね。

パソコンで請求書を作りながら、電話がかかってきたら出て別の用事をいいつけられて、来客がきたらお茶を出して、と常にりに気を配らないといけないポジションで、バタバタと動いている間に日が暮れて、やっといろいろ片付けたと思ったらメモの下から朝つくろうとしていた請求書が出て来る…みたいな調子でした。

なので、ぜんぜん仕事が終わらず、結局他の人が帰って電話も鳴らない夜に残業して自分の仕事をやっていました。

他の人も状況はほとんど変わらないのに、器用に終わらせて帰るのですごいなあと思っていました。

失敗したタスク管理術の例

こんなんじゃダメだ!と思い、タスク管理はいろいろ試してみました。

まずやってみたのが、次のようなマトリックスを使った優先順位の付け方です。

仕事の優先順位マトリックス

急ぎで重要な仕事(左上)を優先して、急ぎでなく重要度の低い仕事(右下)はやめる、重要度が低い急ぎの仕事(左下)は予防して、急ぎじゃないけど重要な仕事に時間を確保しましょう、というものですね。

でも、結局うまく行きませんでした。そもそもの仕事が遅くて間に合っていないので、常に左側の急ぎの仕事に追われていて、その間に右上だったものが左上に平行移動してくるだけでした。

次にやってみたのが、1日のスケジュールをしっかり决めて、大事な仕事は午前中の早い時間にやってしまえ、というよくある方法です。

これも、全く機能しませんでした。この時間は給与計算をするぞ!と思って予定を入れていても、電話や来客は空気を読んでくれませんし、上司は「ちょっといい?」と気軽に話しかけてきます。

マトリックスで言う左下の、「自分からしたらどうでもいいんだけど、その場ですぐ対応しないといけない仕事」が横からどんどん入ってきてしまうんですね。

Googleカレンダーを使っても、付箋で予定を移動できる手帳を使っても、タスクリストを使っても、間に合いません。

同じポジションで同じ仕事をしている人は、べつにちょいちょい作業してても大丈夫なのに。

なんか、自分は根本的に仕事ができない人間なんじゃないか、と思ったまま、会社員時代は終了します。

コールセンターで学んだ時間意識

時間とイメージ

その後、派遣でコールセンターの仕事に変わりました。

仕事は電話に出るだけなので、タスク管理とは無縁かと思いきや、ここでもやっぱり仕事の早さが求められます。

電話1本あたり8分とか目標が決まっていて、応対が長引くとインセンティブがもらえなくなるのです。

自分なりにも早くしゃべろう等と工夫していたのですが、上司からの、あるアドバイスで一気に取れる件数が増えました。

「1本あたり8分として、まあ、たまに話しの長いお客さんとか、かかってこない時間もあるけど、1時間に6本は取れる計算になるよね。だから、普通にやれば1日で40本以上は取れるはずなんだけど」

私はそのとき20件から調子がいいときで30件ぐらいの間をふわふわしていたので、40という数字にはとうてい届かないような気がしていたのですが、このときイメージが変わりました。

無理だと思っていたけれど、案外、普通。

「あれ、なんだ、40件ってそんなに大したこと無いじゃん。普通に取れるんだなあ」と。

また上司からは、1時間に6件の目安を意識してみるとよいとのこと。

それから私は、件数をメモしていたノートに、この時間でここまで行けばいいな、という目安を書き込むようになりました。

今日は昼休みが何時だから、その前に何件取れればいいペースだなと。

変わったのはただそれだけで、何か他の部分ですごく頑張ったわけではなかったのですが、初日からいきなりぴったり目標件数を達成できてしまいました。

どうやら、昼休みの前にこの辺まで終わってるんだな、と具体的にイメージが沸いたのが良かったみたいです。

翌日以降も、「まあ、このぐらいは行くでしょう」と思ったところまで、取れるようになりました。

ちょっと気をつけないとと思ったのは、逆にスムーズに進みすぎたときです。

「やばい、このままだと午前中に終わっちゃう、ペースが早すぎるからゆっくり取らないと」みたいな調整が意識のどこかでおこなわれているらしく、午前中に調子の良いときは、だいたい午後で長電話の人に引っかかり、ちょうど目標件数ぐらいになるのでした。

他の仕事も早く終わらせるには

今はフリーで文章を書く仕事をしているのですが、これも似たような感覚でこなしています。

一日に何本の記事を書かなければいけないので、1本目の締切りが午前何時、2本目は何時、というように、自分の頭の中で締切りを意識しているだけで、なんとなく集中できて仕事がはかどります。

ただ、これだと一定のスピードでこなせる「定形の仕事」であることと、他の人から何か頼まれるなどの中断が少ないこと、という条件がついてきます。

私の事務員時代のようなのだと、中断が多くて時間の計算もいちいちやり直しになってしまうので使い勝手は落ちます。

そこで、ちょっと発展させて、どんな仕事にも応用ができる方法を考えてみました。

仕事を早く終わらせる3つの方法

仕事をスピードアップ

1 めっちゃ早い人の感覚になってみる

仕事が遅い人は、「やってもやっても終わらない」とか「このぐらいの時間でこれだけしかできない」というイメージをボンヤリと持っていると思います。

私も何回も経験していますが、これは思い込みである可能性が高いです。

「電話を30件とるのがやっと」と思っているのですが、本当はもっとできる力を持っているはずなんです。

その思い込みを外すには、めっちゃ仕事が早い人の感覚を知ることです。

単純に、近くで仕事をしている早い人を観察してもいいし、話をするだけでも変わります。

私が上司の「40件なんて当たり前なんだけどなあ」という感覚をコピーしたように。

ここで大切なのは、「やばい、出来てない」と人と比較して焦らないことです。

比べるのではなく、できる人がいるんだったら自分にもできる、と信じてください。

周りの自分よりレベルが上の人から学ぶのも有効なのですが、もっとインパクトがあるのは、その道の超一流の人に会ってみることです。

私も文章の仕事で、すごい先輩に会って衝撃を受けたことがあります。

そのプロライターの方は、スポーツ選手とかにインタビューをして記事を書くのですが、インタビューで話しながら頭のなかには原稿が出来上がっていて、終わると1時間に8,000文字のスピードで書き起こすというのです。

1時間に800文字ではありません。8,000文字です。

(ちなみに、作家の森博嗣さんも時速8000文字だという話をされていたので、そのあたりが今の人類の限界値なのかもしれません。)

その話を聞いて、「じゃあ自分だってもっとできるはずだぞ」という意識に変わった感覚があります。

周りのすごい仕事が早い人、さらにすごい人に触れて「そんなの当たり前にできるんだな」と影響を受け、思い込みを取っ払いましょう。

2 きっかり終わるイメトレをする

イメージトレーニングも大事だなと思います。

もしも、朝から「今日も残業だろうなあ」と思っていると、自分では残業をしたくないにもかかわらず、なぜか残業をする方向に微妙に動いてしまう可能性があります。

毎日、毎日、ずっと終わらないことが続いていると、「明日もまた」と思ってしまうのも無理はありません。

今思おうと、私の会社員時代の仕事だって、そんなに大量に来客がきたり、コールセンターみたいにリンリン電話がかかってきていた訳ではないんです。

10分以上、ずっと電話が鳴らずにシーンとして作業できることもありました。

それなのに私は、なんとなくソワソワして、最初から「残業をする前提」で仕事を始めていたのです。

電話の件数が上手く取れるようになったのは、「この時間には何件終わっている」というイメージができるようになったからじゃないかと思っています。

きっちり時間通りに終わる、ということをリアリティを持ってイメージできていれば、体は勝手にそうなるように動いてくれます。

試しにやってみて頂きたいのですが、「明日の朝●時に目が覚めて、爽やかに歯磨きをする」みたいなイメージトレーニングを夜寝る前に行ってみてください。

目覚まし時計が鳴るよりも早く目が覚めて、まだ外は薄暗く、体は軽くスッキリした感じです。スッと洗面所に歩いていって…

といったように、風景や、感覚までもリアルに明朝のイメージをしてみてください。これをやると、本当にピッタリ起きられます。

同じ要領で、始業のときに「今日は定時に上がって、映画を見に行く」とか、何かの作業を始めるとき、人と話し始めるときに、「これは何時に終わる」などと、終わったときのイメージをしてみてください。

自分が意識して早く終わらせようとするのももちろんですが、何か運よく周りも手伝ってくれたりして、時間通りに終わるようになります。

3 できたところを見る

こんなにできてるじゃん

最後に、もしも上記のやり方をやってみて、すぐには上手くできなかったときにも、人と比べたり「できなかった」と思ったりはしなくて大丈夫です。

私もよくメンターから言われるのですが、「全然できなかった」と思っているのもやっぱり思い込みで、部分的には絶対に何かはやっているはずなんですね。

たとえ電話が20件しか取れなかったとしても、それは40件を基準にするから「半分しかできなかった」と思うわけです。

何も基準がなかったとしたら、「ただ20件を取れた」というだけの話です。

朝寝坊したとしても、5時に早起きするぞ、という目標に対して時間が遅かっただけで、「ただ9時に起きた」だけです。

言葉というのは不思議なもので、頭の中で何回も使っているとそのイメージが増大し、現実的にもそれを引き寄せてしまいます。

「今日も仕事が終わらせられなかった」と言ったり、思ったりするのは、そういう意味で危険です。

言うたびに、ますます「終わらせられない」現実を作っていくからです。

その場合は、「今日は何時に終わらせられた」と心のなかで言い換えましょう。

自分は、ちゃんと終わらせられる人間だ。明日は、ますます早く終わらせる。

もしも、あなたに部下や後輩がいるのなら、人に言葉をかける時も気をつけて挙げてください。

「どうしてこれしかできなかったの?」なんていうと、その人は「できない人間なんだ」と思い込んで、ますますできないことになっていきます。

「これだけできたね。ますますできるようには…」という風に「できる」という言葉を使いましょう。

そんな言葉の使い方をすると、だんだん自信になって現実の動きも変わってきます。ぜひ、ちょっと注意して使ってみてくださいね。

まとめ・仕事を早く終わらせるコツ

仕事を早く終わらせるには、「何時にこれぐらい終わるはず」と締切りを意識しましょう。

ただし、「うわー、終わらせなきゃ、終わらない!!」と焦るのではなく「このぐらいの時間で終わってるだろう」とリアリティを持ったイメージをすること。

感覚で仕事を早くする3つの方法

  • 仕事が早い人を見て、話を聞いて、感覚を真似しましょう。できないという思い込みが外れ、「このぐらい普通にできる」と、自分の基準が大きく引き上げられます。
  • 定時に仕事が終わって帰るときの光景や感覚までも鮮明にイメージしましょう。イメージすると、現実がその通りになっていきます。
  • できなかったことよりも、できたことの方に意識を向けましょう。「●●しかできなかった」は「●●が、できた」というだけのこと。

道具は普通の時計があれば、すぐにできます。ぜひ感覚とイメージを使って仕事を早く終わらせてくださいね。

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